05 января 2016г.
Для успешной деятельности организации, повышения уровня рентабельности, сохранения и преумножения ее активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный управленческий (внутренний) контроль.
В настоящее время для российской традиции характерно рассмотрение управленческого контроля:
- как одной из стадий универсального управленческого цикла наряду с такими стадиями, как целеполагание, планирование, мотивация.
- особого вида управленческой деятельности, результата процесса разделения труда и специализации в сфере управления, содержащегося, в первую очередь, в проверке соответствия фактических и плановых показателей.
Непременным условием успешного функционирования системы управленческого контроля в организации является реализация принципа делегирования задач.
То, что касается внутреннего контроля по центрам затрат, то это одна из основных функций управления центрами затрат, представляющая собой систему постоянного наблюдения и проверки работы данных подразделений организации в целях обоснованности и эффективности принятых управленческих решений, выявления отклонений и неблагоприятных ситуаций, своевременного информирования ответственных лиц для принятия решений по устранению, снижению рисков их деятельности и управления ими.
Основная цель контроля деятельности центров затрат состоит в выявлении отклонений от сметы с отнесением их на ответственное лицо.
Основными задачами управленческого контроля по центрам затрат являются:
- соблюдение должностными лицами, другими работниками центра затрат установленных администрацией требований, правил и процедур – положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, исполнение приказов и распоряжений;
- предоставление информации о затратах и результатах центров затрат;
- обеспечение сохранности имущества центра затрат;
- выявление критериев и способов контроля деятельности центров затрат;
- рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
- выявление критериев и способов контроля деятельности центров затрат;
- улучшение финансово-экономических показателей деятельности центра затрат;
- сравнение плановых (сметных) величин затрат с фактически достигнутыми, выявление отклонений от сметы (выяснение причин расхождений) с отнесением их на ответственное лицо центра затрат.
Система управленческого контроля центров затрат организации включает в себя три основных элемента:
- среду контроля (информационная база, организационная структура, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля, работа с персоналом);
- учетную систему (совокупность процедур по сбору, регистрации, обработке и представлению данных о затратах центра, зависящая от состояния системы бухгалтерского учета);
- процедуры контроля (методы и правила, дающие уверенность в том, что цели контроля будут достигнуты). Таким образом, управленческий контроль по центрам затрат представляет собой систему отражения, накопления, анализа и представления информации о затратах и нацелен на оценку деятельности отдельных менеджеров и подразделений.
Организация управленческого контроля деятельности центров затрат в любой организации должна представлять собою четко функционирующую систему, носящую комплексный характер. Однако контроль нередко распространяется не на все центры затрат и, следовательно, не выявляет причин и виновников завышения перерасхода тех или иных затрат. Система контроля часто не в состоянии охватить многие важные стороны деятельности цехов, отделов, служб, ее функционирование связано с множеством упущенных возможностей.
Во многих организациях часто не упорядочена организация системы контроля. Зачастую контрольная функция за затратами возложена главным образом на бухгалтерию, что исключает возможность создания разветвленной системы выявления отклонений затрат от установленных норм. Проблема состоит в том, что процессы использования производственных затрат происходят во всех основных и вспомогательных центрах затрат организации, поэтому контроль со стороны только бухгалтерских служб резко снижает в этой области ответственность руководителей самих центров затрат.
Использование в организации контроля принципа системного упорядочения осложняется в связи с несовершенным разделением управленческого труда по функциональному принципу, затрудняющему четкое разграничение работ в области контроля между центрами затрат организации.
Применение современных средств вычислительной техники в определенной мере ослабляет отрицательное влияние непродуманной централизации, так как технология обработки исходных данных компьютерным путем предусматривает возможность использования результатной информации во всех центрах принятия решений, во всех центрах контроля. Тем не менее руководители цехов, отделов и служб, загруженные сугубо производственными вопросами, не всегда имеют возможность изучать компьютерные данные, прорабатывать различные варианты экономический решений. Им нужны квалифицированные помощники, владеющие методами планирования, учета, анализа и способные осуществлять функцию контроля на профессиональной основе.
Функция контроля деятельности центров затрат недостаточно целенаправленно и четко взаимодействует с другими функциями управления за затратами. С одной стороны, несистемное осуществление контроля не дает возможности выявлять отклонения во всех центрах затрат организации, поэтому практически бездействуют функции регулирования, экономического анализа, планирования, призванные воздействовать на отклонения. С другой стороны, контроль не настолько оказывает достаточное влияние на состояние планирования, учета и экономического анализа за затратами. Прежде всего, не всегда контролируется обоснованность и своевременность разработки плановых заданий по использованию трудовых, материальных, топливно- энергетических ресурсов и другим показателям, вводимым в систему внутрипроизводственного контроля деятельности центров затрат. Чрезвычайно слабо проникает контроль в область корректировки планов, норм, нормативов. Из поля зрения функции контроля выпадают вопросы организации и достоверности учета деятельности центров затрат организации, хотя здесь имеют место рассогласованность данных оперативного и бухгалтерского учета, информационная недостаточность по ряду важных аспектов формирования производственных затрат и других сторон деятельности цехов, отделов и служб, слабая методологическая взаимосвязь между плановыми и бухгалтерскими показателями.
В организации контроля использования материалов по назначению и соблюдению норм расхода важное значение имеет постоянное наблюдение на производственных участках, в бригадах, на рабочих местах, где осуществляется непосредственно их потребление, с помощью таких методов, как документальный и фактический контроль. Однако решение этой задачи затрудняется из-за сложности учета отпускаемых материалов на каждую смену, бригаду и др.
На стадии реализации основное внимание должно быть уделено законности операций, их хозяйственной целесообразности, правильности оформления документов, сохранности материалов в ходе отпуска и транспортировки.
Широкое внедрение в практику автоматизированного контроля деятельности центров затрат внесет качественно новые изменения в организацию контроля данных подразделений и позволит открыть неограниченные возможности его совершенствования. В результате существенно изменится технология контроля. Резко сократится объем рутинных работ, связанных с фиксацией сведений о локальных операциях, их группировкой и выявлением отклонений. Реализация с помощью вычислительной техники таких элементов метода контроля центров затрат, как сопоставление и оценка, позволят расширить рамки их применения. Появятся новые возможности в процессе передачи результатной информации об отклонениях в центры контроля затрат – склады, цехи, отделы и службы. Следовательно, открывается перспектива оптимизации информационных потоков и коммуникационных сетей, во многом определяющих целенаправленность и эффективность всей системы контроля центров затрат.
Технические возможности использования вычислительной техники позволят вести группировку первичных данных с любой степенью детализации, а также повысят скорость обработки первичных данных и получения результативной информации об отклонениях, что будет иметь в дальнейшем важное значение в развитии текущего и последующего контроля деятельности центров затрат.
