04 июня 2017г.
Для эффективной деятельности компании, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого является внутрихозяйственный контроль.
Для успешной работы бухгалтерии и повышения уровня внутреннего контроля предлагается разработать на предприятии график документооборота по учету товаров в виде перечня работ по созданию обработки документов, выполненный структурным подразделением с указанием ответственных лиц и сроками выполнения:
1. Товарная накладная на отпуск товаров должная выписываться в 4-х экземплярах: первый экземпляр передается материально-ответственному лицу, второй - в бухгалтерию, третий - покупателю, четвертый - на проходную. Ответственным за выписку и исполнение накладной назначить кладовщика, сроком исполнения считать момент отгрузки. Ответственность за правильность оформления несет заведующий складом. Необходимо установить срок предоставления кладовщиком расходных накладных с отчетом при реестре ежедневно в конце рабочего дня. Проверку документов осуществляет бухгалтер по ТМЦ ежедневно.[1]
2. Товарная накладная на отпуск товаров должна поступать в единственном экземпляре для бухгалтерии. Ответственный за ее составление- кладовщик, срок составления - момент приемки товара. За ее оформление должен нести ответственность заведующий складом. Срок предоставления кладовщиком расходных накладных с отчетом при реестре ежедневно в конце рабочего дня. Проверку документов осуществляет бухгалтер по ТМЦ ежедневно.
3. Товарный отчет составлять в двух экземплярах для склада и бухгалтерии. Для эффективного контроля срок предоставления установить в конце рабочего дня. Ответственным за выписку и исполнение назначить кладовщика, а ответственность за правильность оформления несет заведующий складом. Контроль за составлением товарного отчета осуществляет бухгалтер по ТМЦ.
4. Акт о списании товаров составляется в момент обнаружения брака, недостачи. Выписывается один экземпляр для бухгалтерии, второй для материально-ответственного лица, третий для склада. Оформляет этот акт кладовщик. Ответственность за оформление несет председатель комиссии, либо исполнительный директор. Акт о списании товаров представляется вместе с реестром в день обнаружения брака, недостачи, заведующим складом главному бухгалтеру для проверки. Главный бухгалтер осуществляет проверку не позднее, чем в день, следующий за днем обнаружения брака, недостачи.
5. Журнал учета товаров на складе ведется ежедневно в единственном экземпляре на складе. Заведующий складом контролирует правильность оформления журнала. В момент проведения инвентаризации заведующий складом представляет журнал для проверки бухгалтеру по ТМЦ, но ответственность за проверку несет председатель комиссии, либо исполнительный директор.
6. Сопроводительный реестр составлять в двух экземплярах. Первый для кладовщика, который несет ответственность за выписку и исполнение. Второй для бухгалтера по ТМЦ, осуществляющего проверку реестра. Ежедневно кладовщик передает сопроводительный реестр вместе с приходными и расходными документами. [2]
Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово- хозяйственной деятельности, а так же достоверности учетных и отчетных данных в организации рекомендуется ввести в штат внутреннего аудитора, который будет непосредственно подчиняться директору предприятия.
Возможен прием на работу внутреннего аудитора, на постоянной основе, или по совместительству.
Внутренний аудитор должен быть квалифицированным и заслуживающим доверия, который хорошо знает специфику организации, ее структуру, объекты контроля, круг вопросов, подлежащих проверке, законодательные и нормативные акты, владеющий техникой и методикой проверок.
В этой связи на должность внутреннего аудитора целесообразно назначать высококвалифицированного специалиста с опытом бухгалтерской и экономической работы, имеющего аттестат аудитора или профессионального бухгалтера-эксперта.
Необходимо утвердить положение о внутреннем контроле, на основании которого будет действовать внутренний аудитор.
Так как положение о внутреннем контроле является важнейшим правовым актом, определяющим правовое положение, права, обязанности, организацию работы внутреннего аудитора, этот документ позволяет обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность внутреннего аудитора, что в первую очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений.[3]
Положение может быть утверждено как приказом руководителя предприятия, так и решением общего собрания акционеров, как в виде самостоятельного документа, так и в составе учетной политики в качестве приложения.
В положении должно быть четко сказано, что внутренний аудитор осуществляет независимый контроль всех процессов с целью их анализа и оценки, должен действовать в соответствии с правилами и распорядком предприятия.
В состав Положения о внутреннем контроле целесообразно включить следующие направления деятельности внутреннего аудитора:
1. контроль, за соблюдением нормативных актов и внутрифирменных положений о финансовом и товарном обороте, правил отчетности, договорных обязательств;
2. контроль движения денежных средств, товарно-материальных ценностей; операции связанные с их движением;
3. контроль исполнения смет расходов, продаж товаров; проверка наличия договоров с
материально-ответственными лицами;
4. контроль соблюдения порядка оформления первичных и товарно-транспортных документов, над проведением инвентаризации товарно-материальных ценностей;
5. контроль за списанием товарно-материальных ценностей с установлением причин и выявления виновных лиц.[4]
Для осуществления основных задач предприятия в положении следует отразить основные функции внутреннего аудитора. К ним относятся:
1. анализ и контроль финансовой, торгово-закупочной деятельности, продаж, маркетинговой политики предприятия; оценка эффективности принятия решений руководителем предприятия;
2. проведение проверки финансовой отчетности, выявление ошибок, и выдача рекомендаций по их исправлению в области бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения;
3. анализ и контроль уровня, структуры и динамики издержек обращения, накладных расходов в целях оптимизации соотношения затрат и результатов их деятельности;
Так же в положении рекомендуется отразить права внутреннего аудитора. Основными являются: запрашивать от органов управления предприятия, должностных лиц необходимые материалы, изучение которых соответствует функциям ревизора; требовать максимального содействия от ответственных лиц предприятия во время проверки.
Ни одно положение о внутреннем контроле не обходится без пункта об ответственности лиц осуществляющих контроль.
Так, ответственность может наступать за:
1. несвоевременное выявление нарушений в работе организации;
2. несоблюдение действующего законодательства;
3. несоблюдение служебной этики в ходе проверок;
4. разглашение конфиденциальной информации;
5. невыполнение текущей работы;
6. недостоверность отчетных данных, сведений и других материалов, предоставляемых руководителю предприятия.
Введение внутреннего контроля позволит:
- руководителю или собранию акционеров наладить эффективный контроль за работой организации;
- проводимые ревизором целевые контрольные проверки и анализ выявляют излишние запасы;
- внутренний аудитор наряду с контролем может выполнять и консультативные функции в отношении должностных лиц бухгалтерии и иных служб предприятия.[5]
Практика свидетельствует, что на предприятиях, где создана служба внутреннего контроля, либо в штате имеется внутренний аудитор или организация работает по договору с аудиторской организацией, значительно выше уровень сохранности имущества, эффективности использования ресурсов, организации бухгалтерского учета и достоверности отчетности.
Результаты исследования получены в ходе проведения инициативной научно-исследовательской работы кафедры бухгалтерского учета, финансов и аудита Московского технологического университета и написана под руководством к.э.н. ,доцент Черных Инны Николаевны.
Список литературы
1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. -- М.: Инфра-М., 2004
2. Костюкова И.Н. Бухгалтерский учет товарных операций. -- М.: Финансы и статистика, 2003
3. Методология управленческого контроля по центрам затрат Российский технологический журнал. Том 4 №5(14). – г.Москва,2016. – С. 74-88.
4. Николаева Г.А. Бухгалтерский учет в торговле./ Николаева Г.А., Блицау.: Приор-издат, 2004.
5. Организация учета затрат по центрам ответственности Учебное пособие / И.Н. Черных, З.Ч. Хамидуллина. – М. : КНО-РУС, 2013.– 160 с.
