19 июня 2016г.
Системы менеджмента качества (СМК) за последнее десятилетие стали неотъемлемой частью общего менеджмента образовательного учреждения. Начав внедрение СМК с опозданием по сравнению с промышленными предприятиями, сообщество высших учебных заведений за довольно короткое время достигло определённых успехов в разработке, внедрении и сертификации этого эффективного инструмента управления качеством [1, 2].
В Республике Башкортостан зачинателем этого процесса стал Уфимский государственный нефтяной технический университет (УГНТУ). В 2006 году Институт дополнительного профессионального образования УГНТУ внедрил и сертифицировал СМК в международной системе сертификации IQNet. В Башкортостане это был первый случай получения сертификата по менеджменту качества образовательным учреждением высшего образования.
В том же 2006 году успех был повторён филиалом УГНТУ в г. Салавате. В рамках сотрудничества с ООО "Металлсерт" (г.Москва) филиал сертифицировал свою СМК в двух системах сертификации: TUV CERT и ГОСТ Р.
СМК филиала с самого начала разрабатывалась как система, широко использующая информационные технологии. Разработанное собственными силами программное обеспечение применяется на всех стадиях цикла Деминга P – D – C – A (Планируй – Делай – Проверяй – Улучшай).
На стадии планирования программное обеспечение используется для выполнения следующих функций:
- планирование работы преподавателей (электронный индивидуальный план преподавателя;
- планирование работы кафедр (электронный годовой план работы кафедры);
- планирование работы других структурных подразделений (библиотека, учебный отдел, административно- хозяйственная часть и т.д.);
- планирование работы филиала (электронный план работы филиала).
Разработка планов осуществляется по принципу «сверху вниз». Сначала устанавливаются цели и задачи филиала, а также контрольные значения параметров, характеризующие эти цели. Например, на уровне филиала поставлена цель подготовить и издать 15 учебно-методических пособий. Это количество распределяется между кафедрами, и плановые значения не только вносятся в план работы филиала, но и автоматически переносятся в планы работы соответствующих кафедр. Поскольку это решение принято на уровне руководства филиала, программа не позволяет изменить запланированные цифры на более низком уровне. Так, если кафедре поставлена задача подготовить пять пособий, руководство кафедры не сможет запланировать другое количество пособий. Аналогичный механизм работает и при планировании работы кафедры и ее профессорско-преподавательского состава.
При традиционном подходе к планированию довольно трудоемким процессом является согласование плановых показателей деятельности кафедры и аналогичных показателей в индивидуальных планах работы преподавателей, особенно если кафедра имеет большой штат преподавателей. Этот этап планирования часто сопровождается ошибками.
В разработанной программной системе используется функция проверки баланса между планом работы кафедры и индивидуальными планами работы преподавателей, которая позволяет заведующему кафедрой или его заместителю увидеть имеющееся несоответствие и предпринять необходимые меры. Указанная функция используется также для выявления дисбаланса между планом работы филиала и планами работы кафедр и других структурных подразделений. Такой подход экономит время и исключает ошибки несоответствия показателей, запланированных на разных уровнях организации.
Мониторинг хода выполнения запланированных работ осуществляется по принципу «снизу вверх». Это означает следующее. Выполнив определённую работу, преподаватель делает отметку в своем электронном индивидуальном плане. Текущие значения соответствующего показателя суммируются по всем преподавателям, и итоговое значение отображается в плане работы кафедры. В любой момент можно видеть плановое и текущее значение показателя. Аналогичный механизм работает на уровне филиала: здесь суммируются значения показателей по подразделением. Таким образом, программная система дает возможность руководителям и исполнителям оценивать текущую ситуацию и предпринимать соответствующие корректирующие действия.
Важным элементом СМК является подсистема «Рейтинг», которая начала функционировать в филиале еще в 1993 году, то есть задолго до появления в нем СМК. Эта подсистема позволяет осуществлять определять рейтинг студента – численный показатель качества освоения студентом дисциплин образовательной программы в течение определенного периода обучения (семестр, учебный год, срок освоения образовательной программы), выраженный по многобалльной шкале, который интегрально характеризует результаты обучения студента, а также его академическую активность.
В настоящее время подсистема «Рейтинг» обладает довольно развитым функционалом, значительно облегчающим работу учебного отдела. В значительной степени уменьшен документооборот.
Каждый преподаватель имеет свой личный кабинет, вход в который осуществляется по логину и паролю. В кабинете отображается информация по каждой дисциплине, относящейся к преподавателю:
- график проведения текущих аттестаций (контрольных точек);
- максимальные баллы, отводящиеся на каждую контрольную точку;
- вид промежуточной аттестации (зачет, экзамен или дифференцированный зачёт);
- дата проведения промежуточной аттестации;
- сведения о текущей успеваемости (рейтинге) каждого студента, изучающего данную дисциплину.
Баллы за соответствующую контрольную точку проставляются преподавателем в бумажную ведомость, которую затем обрабатывает работник учебного отдела. С этого момента сведения о рейтинге студентов по дисциплине становятся доступными директору филиала, заместителю директора по учебной работе, начальнику учебного отдела, заведующим кафедрами, а также всем студентам и их родителям.
Пересдача экзаменов или зачетов в настоящее время осуществляется без бумажных направлений, которые использовались до внедрения последней версии подсистемы. Оценив ответ студента, преподаватель вносит соответствующие баллы в электронную форму в своем личном кабинете, после чего подсистема пересчитывает рейтинг студента.
Кроме рассмотренных подсистем функционируют и другие подсистемы, обеспечивающие проведение внутренних аудитов, оценку удовлетворенности студентов и персонала и др.
Разработанная программная система обеспечивает открытость и доступность информации, уменьшает бумажный документооборот, снижает количество ошибок при планировании, способствует согласованию деятельности на разных иерархических уровнях организации и в целом улучшает управление качеством образовательного процесса.
Список литературы
1. Евдакимов Г.И. Процессы системы менеджмента качества в вузе: монография. – Салават: Фобос, 2015. – 98 с.
2. Левшина В.В. Система качества вуза: Моногафия. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 280 с. – (Научная мысль)
