СИСТЕМА «ПОНАП» КАК ОСНОВА ФОРМИРОВАНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ ВОЛОНТЕРСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

   В новом тысячелетии без интенсивной и эффективной волонтерской работы давно немыслимы ни безупречная организация соревнований, ни достойная работа со спортсменами, ни культурный обмен, ни обеспечение комфортного быта и досуга многочисленных гостей. Количество добровольцев исчисляется десятками, а иногда и сотнями тысяч, и именно они создают у спортсменов, болельщиков и журналистов запоминающийся имидж крупного спортивного состязания.

   В настоящее время признано, что решающим фактором выживания и успеха любой организации, является хорошо отлаженная система управление человеческими ресурсами (УЧР). Этот вывод подтверждают результаты анализа деятельности специалистов, работающих в сфере человеческих ресурсов: около 70% менеджеров считают функцию УЧР важнейшей для успеха организации, более 90% склонны считать, что управление человеческими ресурсами станет определяющим в жизни организации [1, c. 164]. Это утверждение в полной мере соответствует и для деятельности волонтерских организаций, хотя в процессе управления волонтерской деятельностью человеческие ресурсы в большинстве добровольческих организаций  не рассматриваются  как предмет работы, которая требует специальных знаний, навыков и компетентности.

   Эффективная работа персонала, особенно управляющего, является необходимым условием успешной деятельности любой организации. Поэтому подбор сотрудников – задача ответственная и одновременно творческая. Создание научно обоснованной системы поиска, отбора, найма и адаптации персонала (ПОНАП) предполагает решение одной из важнейших проблем управления персоналом. Система поиска, отбора, найма и адаптации персонала, а в нашем случае персонала спортивного мероприятия – волонтеров – характеризуется подходом к решаемым задачам и максимальным использованием всех имеющихся в мировой практике форм и методов работы с человеческими ресурсами. Данная система включает следующие относительно самостоятельные блоки: поиск, отбор, наем и адаптацию. Каждый блок включает общую схему действия, инструментарий, методы и приемы работы.

    Конечная цель реализации системы – максимальное совпадение ожиданий кандидата в волонтеры и организационного комитета мероприятия. Чем выше совпадение, тем выше степень мотивации волонтеров и их готовность считать интересы оргкомитета своим личным делом. Поэтому следует стремиться к увеличению степени совпадения ожидания. Примерная схема согласования целей оргкомитета проводимого спортивного мероприятия с индивидуальными целями волонтеров изображена на рисунке 1 [2, с. 21].

Рис.1. Упрощенная схема согласования целей оргкомитета спортивного мероприятия с индивидуальными целями волонтеров

   Система поиска, отбора, найма и адаптации волонтеров – составная часть всей системы УЧР волонтерской деятельности. Примерная схема управления человеческими ресурсами и место в ней системе поиска, отбора, найма и адаптации представлены на Рисунке 2 [2, с. 22].

    Приведенная схема предусматривает несколько этапов, выполнение каждого из которых в итоге приводит к компетентному состоянию человеческих ресурсов волонтерской деятельности и требует определенных действий в строго указанной последовательности.

      Планирование представляет собой применение определенных процедур для обеспечения  организации трудовыми ресурсами в долгосрочном периоде или на определенный период выполнения работ.

  Задачи планирования в сфере волонтерства состоят в том, чтобы:

определить необходимое количество волонтеров для того или иного вида деятельности в рамках конкретного спортивного мероприятия с учетом потребности получателей услуг;

качественно провести отбор из числа претендентов в соответствии с требованиями к ним и умениями и знаниями самих волонтеров;

предусмотреть и минимизировать возможные риски, связанные с привлечением волонтеров; определить, какое именно обучение и поддержка необходима волонтерам;

определить, какие ресурсы необходимы для осуществления волонтерами своей деятельности, и убедиться в

наличии этих ресурсов;

четко расписать работу каждого волонтера на весь период проведения спортивного мероприятия в соответствии с должностями.

      Планирование персонала – целенаправленный процесс определения потребности организации в человеческих ресурсах, контролю их использования и развития. Определение необходимого количества персонала, обладающего надлежащим образованием и нужной квалификацией, имеет большое значение в сфере спортивного волонтерства и составляет основу успешной работы всего волонтерского корпуса по реализации поставленных задач на спортивном мероприятии. На мероприятия уровня Чемпионата Европы / Мира привлечение персонала начинается ориентировочно за 4–8 месяцев до мероприятия. На Олимпийские и Паралимпийские Игры привлечение и открытие отбора (подача заявок на участие) начинается за 2 года до мероприятия ввиду большого потока желающих стать добровольцем.

     Этап подбора и приема требует значительных усилий и четкой организации, поскольку в работу одновременно вовлекаются большие группы молодежи, уровень интереса которой в немалой степени зависит от первого контакта с тренером. Если оргкомитеты спортивного мероприятия способны привлекать и нанимать волонтеров, которые имеют соответствующую квалификацию и образование, эффективно выполняют все свои функции и готовы принять на себя дополнительную ответственность, то такие организации наиболее конкурентоспособны.

     Схематично процесс набора и отбора волонтеров можно представить следующим образом (см. Рисунок 3):

Рис.3. Процесс набора и отбора персонала

   Набор персонала (волонтеров) заключается в создании необходимого резерва кандидатов на все должности и направления работы, из которого затем отбираются наиболее подходящие для данного вида работ волонтеры. Наряду с возрастными критериями отбора (возраст от 18 лет), необходимо учитывать социальный, образовательный и культурный уровни.

   Набор волонтеров ведется из внешних источников, т.к. внутренние источники организации (сотрудники оргкомитета, волонтеры волонтерского центра) уже знают о готовящемся спортивном мероприятии, и задействованы в его организации и проведении.

   К средствам внешнего набора относятся: публикации объявлений в газетах и журналах, оповещение через СМИ, местные органы власти, обращения в волонтерские и спортивные центры, высшие учебные заведения (профкомы и спортклубы), наглядная агитация о мероприятии по городу, расклейка объявлений на остановках общественного транспорта и в транспорте.

    Метод привлечения волонтеров через друзей и знакомых является самым действенным способом. Как видно из опроса (см. Рисунок 4), проведенного автором9, более 38% волонтеров приходят в организацию именно так.

     Следует отметить, что в настоящее время всемирная сеть интернет превратилась в очень важное средство подбора кандидатов. На Рисунке 4 видно, что доля волонтеров, узнавших о мероприятии из Интернета (в данном случае из социальной сети «Вконтакте») – 40,9%. Интернет обладает рядом неоспоримых преимуществ как средство доведения информации о наборе волонтеров на спортивное событие: позволяет сократить издержки и временные затраты, расширить географические  рамки  канала распространения информации. Однако есть и недостатки  –  ограниченная возможность оценки кандидата при использовании исключительно электронной коммуникации.

4   Собственное социологическое исследование проводилось с 4 по 19 сентября 2014 года среди волонтеров города Челябинска, количество опрошенных – 43 человека. У опрошенных была возможность выбирать несколько ответов

    Как только организация сумела привлечь необходимое количество соответствующих кандидатов, она приступает к отбору и утверждению наиболее подходящих претендентов.

   Первичный отбор волонтеров – заполнение анкеты на участие в мероприятии. Анкеты можно скачать на официальном сайте мероприятия в разделе «волонтеры», либо в официальной группе мероприятия в социальных сетях. Отправить анкету можно на электронную почту мероприятия. Последние несколько лет активно создаются анкеты-опросники на различных сайтах (например, www.survio.ru), которые автоматически собирают базу кандидатов в волонтеры.

    Следующий этап – собеседование с рекрутерами. Собеседование является наиболее широко применяемым методом отбора и представляет собой беседу, направленную на сбор информации о волонтерском опыте, уровне знаний (например, уровень знаний иностранных языков, либо знаний о  конкретном виде спорта)  и оценку профессионально важных качеств. Лучше всего набор волонтеров осуществлять командой, в которую входят как координаторы волонтеров, так и опытные волонтеры.

    Цель собеседования – определить, подходит ли волонтерской организации данный кандидат, а также подобрать ему такое занятие, которое удовлетворит как нужды данного волонтера, так и организации.

   Собеседование проводится в несколько этапов. На первом – кандидату необходимо рассказать, какие требования предъявляются к кандидату в волонтеры (по направлениям работы). Следует рассказать об этапах отбора, структуре подчиненности, о задачах, стоящих перед волонтером, его функциональных обязанностях, о мотивации сотрудников.

   Во время собеседования интервьюер заполняет анкету рекрутера на каждого кандидата в волонтеры согласно памятке рекрутера и вносит пометки в общую базу волонтеров, размещенную в «облаке» на определенном ресурсе.

  При отборе потенциальных волонтёров следует обращать внимание на наличие у кандидатов таких необходимых качеств как ответственность, исполнительность, толерантность, доброжелательность и тактичность, наличие высокого культурного уровня, умение работать в команде, гибкость и приспособляемость к быстро изменяющимся условиям.

    На следующем этапе компания должна определить, подходит ли ей кандидат. Кандидат не подходит волонтерскому направлению – такая ситуация возникает, когда квалификация кандидата не соответствует той деятельности, которую вы можете предложить, а обучение в нужном ему объеме не предусмотрено, или кандидат сам не заинтересован в прохождении обучения. Так же, если кандидат преследует личные цели или интересующие кандидата должности уже заняты.

    Руководителю направления, проводящему собеседование, необходимо знать требования к кандидатам для других волонтерских направлений, контактировать с координаторами и в проблемных ситуациях перенаправлять волонтера к ним, обязательно спросив волонтера о возможности предоставления информации, полученной в ходе собеседования с другими координаторами волонтеров. Желательно хранить информацию о волонтере на случай появления возможностей привлекать его к волонтерской деятельности в будущем. В любом случае важно, чтобы кандидат в волонтеры не остался без альтернативного варианта деятельности, а также получил объяснение причины отказа, при этом следует подчеркнуть, что его желание помочь ценно.

    Иногда может сложиться впечатление, что некоторые волонтеры уже обладают необходимыми знаниями и навыками для выполнения обязанностей в соответствии с выбранным видом деятельности и не нуждаются в обучении, или, наоборот, волонтер в самом начале своей деятельности может показать, что он не обладает всеми необходимыми компетенциями в достаточной мере. Проведение обучения необходимо всем кандидатам, т. к. это придает уверенности волонтерам, руководителям волонтерских направлений в том, работа будет выполняться эффективно, профессионально и безопасно для себя и потребителей услуг.

  Кроме того, как показывают исследования, возможность приобретения новых знаний и навыков остается одной из самых мощных мотиваций для волонтеров.

    Подводя итог, отметим, что создание научно обоснованной системы поиска, отбора, найма и адаптации персонала предполагает решение одной из важнейших проблем управления персоналом и является важнейшим элементом формирования человеческих ресурсов волонтерской организации.

Список литературы

1.      Рэндал С. Шулер. Управление человеческими ресурсами // Управление человеческими ресурсами.Энциклопедия / Под ред. М. Пула, М. Уорнера. – СПб.: Питер, 2002. – 1200 с.

2.      Травин, В.В., Дятлов, В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб. - практ. пособие. – М.: Дело, 2003. – 272 с.