ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ

В системе управления затратами управляющие подсистемы воздействуют на управляемые подсистемы посредством принятых решений. Для выработки управленческого решения необходимо непрерывное получение сведений об объекте управления, в том числе данных, связанных с учетом, контролем, анализом, планированием и прогнозированием затрат. Таким образом, управление объектом производится на основе имеющейся информации о нем, а взаимодействие управляющих и управляемых подсистем управления затратами происходит с использованием информационного потока. Движение информационного потока осуществляется следующим образом. Работники производственных подразделений организации фиксируют понесенные затраты в первичных документах, а руководители этих подразделений составляют внутренние отчеты. Далее данная документация предоставляется в службу бухгалтерии. На основе бухгалтерских документов и отчетов, а также необходимых данных из внешней среды организации сотрудники экономических служб формируют аналитическую информацию, предназначенную для руководителей. На основе полученной информации руководители вносят коррективы в деятельность организации, разрабатывают мероприятия, нацеленные на изменение уровня затрат. В ходе реализации утвержденных мероприятий в производственных подразделениях организации информация о затратах вновь собирается и отражается документально. В дальнейшем «порядок» движения информации повторяется. Получается, что в процессе управления затратами информация движется циклично. В этой связи управление затратами определяется нами как процесс, включающий сбор, обработку, анализ имеющейся информации, используемой далее при принятии и реализации управленческого решения. Оценка результата управленческого решения по управлению затратами (оценка достигнутого уровня затрат) производится на основе внутренних отчетов руководителей структурных подразделений.

1.             Наличие лишь одной информации о состоянии управляемой подсистемы недостаточно для целей управления. Поэтому необходимо провести работу с имеющейся информацией, преобразовать ее таким образом, чтобы она, фиксируя те или иные явления, давала ключ к их пониманию». Исходя из этого, в процессе управления затратами выделим ряд действий, осуществляемых с информацией, а именно: сбор и регистрация, обработка, классификация, передача, анализ, представление и хранение.

Сбор, первоначальная обработка и классификация информации о затратах происходят посредством ведения в организации системы учета. Учет позволяет фиксировать затраты в момент их возникновения. Сбор и первоначальная обработка производятся на основе первичных документов с последующим занесением их в базу компьютерных программ, упрощающих ведение учета. Поскольку в процессе учёта формируются данные, характеризующие состояние управляемой подсистемы, то именно учет обеспечивает обратную связь управляемой подсистемы с управляющей. Для каждой организации процесс классификации информации о затратах индивидуален и полностью соответствует установленным руководством задачам. Формируемые посредством учета данные о затратах используются в дальнейшем при анализе и принятии управленческого решения. Поэтому от уровня организации учета в предпринимательских структурах зависит степень достоверности и полноты информации об управляемом объекте.

2.             Передача информации о затратах происходит с использованием системы документооборота, где каналами передачи выступают локальные и корпоративные сети, сеть интернет, а также простая передача документов из рук в руки.

3.             Аналитическая обработка данных о затратах обеспечивает удовлетворение информационных потребностей руководства. Поскольку проведение анализа позволяет определить причинно-следственные связи элементов финансово-хозяйственной деятельности, его используют для оценки возможных вариантов управленческих решений и выбора оптимального из них. Для этого полученная в результате проведения анализа информация включается в документы (отчеты), которые далее представляются руководителям высшего звена для оценки эффективности управления и выработки нового управленческого решения.

4.             Форма представления информации о затратах должна быть проста и понятна для восприятия, включать в себя удобные презентационные таблицы, диаграммы, рисунки и т.п. Немаловажное значение имеет обеспечение правильного хранения информации. Все имеющиеся данные содержатся на бумажных и электронных носителях. При хранении данных необходимо соблюдать их хронологичность, предметную ориентированность, целостность, интегрированность и временное постоянство.

5.             В документообороте организаций наибольшую долю занимают документы и отчеты, формируемые посредством бухгалтерского учета. Срок хранения бухгалтерских документов регламентирован законодательно. Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» гласит, что первичные учетные документы, а также регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению согласно срокам, устанавливаемым в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но должны храниться не менее пяти лет после отчетного года. Этому же сроку хранения подлежат и иные документы по организации и ведении бухгалтерского учета, в том числе технические средства, воспроизводящие электронные документы и проверяющие подлинность электронной подписи. Данным законом возложена обязанность на экономический субъект обеспечения безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета, а также их защиту от изменений. Поэтому, если в организации организован собственный архив бумажных документов с выделением соответствующего помещения, то необходимо ограничить к нему всесторонний доступ. С целью сокращения времени на поиск необходимых документов, следует разработать номенклатуру дел.

6.             Сведения, находящиеся на компьютерах, также требуют защиты. В этих целях на рабочих компьютерах устанавливаются пароли для доступа конкретных сотрудников к определенным программам, папкам и файлам, а также используются устройства шифрования. Обеспечение несанкционированного доступа к информации может быть усовершенствовано организационными мерами, например путем отведения каждому подразделению отдельного помещения или разделением сотрудников на группы, рабочие места которых находятся на некотором расстоянии друг от друга.

Говоря об информации, участвующей в процессе управлении затратами, необходимо заметить, что при изучении объекта управления используется экономическая информация. В теории под экономической информацией понимают данные, отражающие процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг, ее еще определяют как производственную. Данная информация несет в себе сведения различных сторон финансово-хозяйственной деятельности организации. В связи с этим считаем возможным классифицировать экономическую информацию для целей управления затратами следующим образом (таблица 1).

Таблица 1 – Классификация экономической информации для целей управления затратами

Библиографический список

1         Колпакова М.А., Дмитриева О.В. Управление затратами как фактор повышенияконкурентоспособности полиграфической организации: монография. – М.: МГУП имени Ивана Федорова, 2015. – 206 с.

2         Дмитриева О.В., Бирюков В.А., Гулина И.В. Теоретико-методологические основы управления затратами принтмедиаорганизации в условиях конкурентного рынка полиграфических работ: монография. – М.: Буки Веди, 2019. – 224 с.