24 декабря 2017г.
В теории современного менеджмента система управления трактуется как совокупность решений и
организационных инструментов, таких как тип стратегии управления, модель управления, модель развития организации, система показателей
для
контроля за деятельностью
организации
[1], инструменты контроля.
Практический подход к разработке модели управления на основе концепции процессного подхода включает в себя следующие шаги: составление списка операции в соответствии с технологией производства и распространения продукции; определение границ процессов и их количества; классификацию и
установление типа процесса; построение модели процессной структуры и модификацию организационной структуры, моделирование и оптимизацию процессов; выбор системы показателей для измерения результатов процессов и
их
прохождения, разработку инструментов контроля за процессами
[2].
Используем предложенную
технологию для построения процессных структур медиа организации
на примере издательства. Издательство – организация, или, выражаясь современным языком, медиа-компания, занимающаяся редакционной и издательсткой деятельностью [3]. В нашем примере, выпускающая книги и сериальные издания (журналы).
Проанализировав
технологические операции с учетом
имеющейся организационной
структуры, составим таблицу распределения функций
по
структурным подразделениям издательства (табл.
1,
2).
Таблица 1 – Описание операций издательства
№
|
Название операции
|
Структурное
подразделение
|
Название документа,
регламентирующего операцию
|
1
|
2
|
3
|
4
|
1
|
Получение средств от продажи
изданий
|
Бухгалтерия
|
Договора на распространение
изданий, договора на прямые продажи
|
2
|
Реклама изданий
|
Отдел маркетинга
(ОМ)
|
Нет
|
3
|
Заключение договоров на распространение
изданий и прямых договоров купли-продажи
|
Отдел продаж
|
ГК РФ, устав организации
|
4
|
Разработка и принятие стиля
макета изданий
|
Производственный
отдел, редакции
|
Нет
|
5
|
Принятие графика выпуска изданий
|
Типография,
редакции, производственный
отдел,
распространители
|
Договоры на распространение, на
печать тиражей
|
6
|
Поиск заказов на рекламные материалы
|
Отдел маркетинга
|
Нет
|
7
|
Прием авторских оригинал-макетов
рукописей
|
Редакция
|
Рубрики
издания
|
8
|
Формирование портфеля редакции
|
Редакция
|
Нет
|
9
|
Заключение договоров на размещение
рекламы
|
Отдел маркетинга
|
ГК, устав организации
|
10
|
Выставление счета на оплату рекламных
модулей (РМ)
|
Бухгалтерия
|
Договор с рекламодателем
|
11
|
Оплата счетов
по размещению
РМ
|
Бухгалтерия
|
Договор с рекламодателем
|
12
|
Получение гарантийного письма по оплате
РМ
|
Бухгалтерия
|
Договор с рек-ламодателем
|
13
|
Получение информации
об оплате
размещения РМ в номере
|
Бухгалтерия
|
Счет или
гарантийное письмо
|
14
|
Формирование состава статей и
рекламных
материалов номера издания
|
Редакция
|
Рубрики
издания требования к
рекламным модулям
|
15
|
Редактирование материалов номера
|
Редакция
|
Нет
|
16
|
Верстка номера
|
Производственный
отдел
|
Стиль макета номера
|
17
|
Вычитка, корректура номера
|
Редакция
|
Нет
|
18
|
Контроль материалов номера
|
Редакция
|
Договора на размещение
рекламы,
стиль макета,
рубрики
издания
|
19
|
Определение тиража номера
|
Отдел продаж
|
Заказ-наряд распространи-телей,
договора на прямые продажи
|
20
|
Подпись номера «в свет»
|
Редакция
|
График выпуска
|
21
|
Передача оригинал-макета номера в
типографию
|
Производственный
отдел
|
График выпуска, договор с
типографией
|
22
|
Получение счета к
оплате печати
тиража
номера
|
Производственный
отдел
|
Договор
с типографией
|
23
|
Передача счета к
оплате
|
Производственный
отдел
|
Договор
с типографией
|
24
|
Оплата счета печати тиража
|
Бухгалтерия
|
Договор
с типографией
|
25
|
Печать тиража номера
|
Типография
|
Договор
с издательством
|
26
|
Получение готового тиража номера
|
Склад
|
Договор с типографией
|
27
|
Отправка тиража в пункты приема распространителей
|
Типография
|
Договор
с издательством
|
28
|
Отправка по почте номеров изданий
покупателям в
редакции
и рекламодателям
|
Склад
|
Договор купли-продажи, договор
на размещение рекламы
|
29
|
Получение счетов от распространителей
за
услуги сбора заказов и экспедирования
|
Бухгалтерия
|
Договора на распространение
изданий
|
30
|
Оплата счетов от распространителей
за
услуги сбора заказов и экспедирова-ния
|
Бухгалтерия
|
Договора на распространение
изданий
|
Таблица 2 – Распределение функций
по
структурным подразделениям издательства
Название структурного
подразделения
|
Название функций
|
Характер
подразделения
|
1
|
2
|
3
|
Генеральный директор
|
Управление, контроль
|
обслуживающее
|
Главный редактор
|
Формирование тематической
политики издательства,
поиск авторов, решение о приеме авторских
рукописей
к изданию
|
обслуживающее
|
Отдел кадров
|
Формирование штата специалистов, оформление
документов по кадровым вопросам
|
обслуживающее
|
Бухгалтерия
|
Учет финансовых средств, ведение
финансовых
документов
|
обслуживающее
|
Одел продаж
|
Заключение и ведение договоров на распространение,
обслуживание, прямых продаж в издательстве
|
производственное
|
Отдел маркетинга
|
Продвижение изданий, поиск рекламодателей
|
обслуживающее
|
Производственный отдел
|
Верстка изданий, ведение договора с типографией,
передача материалов на печать
|
производственное
|
Склад
|
Складирование
готовых тиражей
|
производственное
|
Хозяйственная служба
|
Материальное обеспечение жизнедеятельности
издательства
|
обслуживающее
|
По полученным данным: распределение функций, движение материального и информационного потоков — составим карту связей между структурными подразделениями издательства. Отметим, что основу создают вертикальные связи, горизонтальные связи формируются только между бухгалтерией, отделом кадров, хозяйственной службой и производственными подразделениями. В качестве недостатка
формирования связей и, следовательно, движения информационного потока можно отметить отсутствие
связей между отделом маркетинга, отделом продаж, информационным отделом и производственными
подразделениями.
Подготовленная характеристика организации с позиции процессного подхода, выявление
технологических операций, обеспечивающих выполнение функций конкретными структурными
подразделениями и установление движения материального потока и связей между подразделениями [4], выраженными информационным потоком позволяет провести работы по определению границ и типов
существующих процессов издательства (табл. 3). Это следующие процессы: производство изданий; продажа
изданий; продвижение и продажа мест в изданиях под рекламные материалы; финансовая поддержка, информационная поддержка, обеспечение жизнедеятельности организации и управление персоналом.
Таблица 3 – Классификация процессов издательства «как есть»
Название процесса, номер
|
Тип
процесса
|
Подразделение — участник
|
1
|
2
|
3
|
Управление
|
основной
|
Генеральный директор, главный
редактор
|
Производство изданий
|
основной
|
Редакции, производственный отдел,
информационный отдел, типография
|
Продажа изданий
|
основной
|
Отдел продаж, склад,
бухгалтерия
|
Продажа площадей
изданий под
рекламу
|
основной
|
Отдел маркетинга, бухгалтерия
|
Финансовая поддержка
|
вспомогательный
|
Бухгалтерия
|
Управление персоналом
|
вспомогательный
|
Отдел кадров
|
Информационная поддержка
|
вспомогательный
|
Информационный
отдел
|
Обеспечение
жизнедеятельности
организации
|
вспомогательный
|
Хозяйственная служба
|
Как видно из таблицы 3, все процессы разделены на основные и вспомогательные в соответствии с установленными в исследовании принципами. Основными процессами являются процессы управления организацией, производство изданий, продажа изданий и площадей под рекламу. Вспомогательными
процессами являются: финансовая поддержка, информационная поддержка, обеспечение жизнедеятельности
организации
и управление персоналом.
По результатам проведенной классификации процессов данной организации, построим модель процессной структуры «как есть» (рис. 1). Анализ состава операций выявленных процессов показывает, что
есть «узкие места» и
необходимость ввести
изменения некоторых процессов.
Построенная модель отражает фактическое состояние управления объектом, можно отметить
сильную централизацию, выраженную в отсутствии горизонтальных
связей, обеспечивающих движение
информационного потока между подразделениями.
Процесс управления не обеспечивается информацией о деятельности организации и, следовательно, решение задач стратегического развития происходит на интуитивном уровне, а не на основе
фактов. Процесс информационной поддержки в данной организации выражается в операциях программно- аппаратной поддержки и производства электронных архивов периодических изданий. В
таблице 1 нет операций реализующих функции маркетинговой поддержки,
за исключением операций размещения
рекламы собственной продукции в своих изданиях. Еще одно замечание, производство электронных форм архивов изданий не встроено в единый технологический процесс. Электронные архивы производятся
автономно с использованием результатов некоторых технологических этапов процесса производства
изданий, такое дублирование работ снижает эффективность получаемых в результате продуктов.
По результатам анализа ситуации можно определить следующие направления оптимизации модели:
соединение родственных операций разных процессов в один процесс и формирование недостающих процессов.
Более детальное изучение организации
продажи позволяет предложить объединение двух процессов
обеспечивающих продажи изданий и площадей под рекламу в один процесс. Это создаст возможность большей координации контроля поступающих средств от продаж по времени и количеству и более точно и
своевременно формировать информацию о размерах оплаченного тиража при
сдаче номеров в печать.
Объединение процессов производства периодических изданий и информационной поддержки создаст основу для гармонизации процессов создания всех форм представления журнала, и бумажной и
электронной. Еще одним доводом к такому решению может быть то, что работы входящие в процесс
информационной поддержки обеспечивают программно-аппаратную поддержку верстки, редактирования,
корректуры. С учетом предложенных изменений можно предложить обновленный
перечень
процессов
(табл. 4).
Таблица 4 – Классификация процессов издательства «как надо»
Название процесса, номер
|
Тип
процесса
|
Подразделение — участник
|
1
|
2
|
3
|
Стратегическое управление
|
основной
|
Генеральный директор, главный
редактор
|
Производство изданий
|
основной
|
Редакции, производственный отдел,
|
|
|
информационный отдел, типография
|
Продажа изданий и услуг по
рекламе
|
основной
|
Отдел продаж, склад,
бухгалтерия, отдел
маркетинга
|
Маркетинговая поддержка
|
вспомогательный
|
Отдел маркетинга
|
Финансовая поддержка
|
вспомогательный
|
Бухгалтерия
|
Управление персоналом
|
вспомогательный
|
Отдел кадров
|
Обеспечение
жизнедеятельности
организации
|
вспомогательный
|
Хозяйственная служба
|
Основные процессы: стратегия развития, производство изданий, продажа изданий и услуг по рекламе. Вспомогательные процессы: маркетинговая, финансовая поддержка, управление персоналом и
процесс жизнеобеспечения деятельности организации [6]. Работы по совершенствованию процессов в данном случае также можно включить в процесс стратегического развития. Альтернативой может служить вариант — создание вспомогательного процесса «совершенствование процесса». Так как функции
маркетинга не развиты в данной организации, в число новых процессов, для построения модели «как надо»,
включен процесс «маркетинговая поддержка». Для издательства, выпускающего контент в форме
материального объекта: книги, журналы, электронные формы продуктов, выполнение этих функций обязательно, особенный акцент в формировании процесса «маркетинговая поддержка» необходимо сделать
на
таких направлениях, как маркетинговый анализ внешней и внутренней среды издательства и
формирование маркетинговой стратегии [5]. В результате предложенных изменений и дополнений модель процессной структуры издательства может иметь следующий вид
(рис. 2).
Полученный вариант процессной структуры также проанализируем с позиции затрат на реализацию процессов. Рассмотрим структуру затрат по процессам издательства (табл. 5). Полученные данные используем для проведения сравнения процессов по соотношению — затраты и значимость процесса (рис. 3) для потребителя в формировании цепочки ценности изданий.
Таблица 5 – Структура затрат издательства на реализацию
процессов
Название процесса
|
Суммарное значение
долей процессов (%)
|
Доля
процесса в
функционировании
организационной структуры (%)
|
1
|
2
|
3
|
Производство изданий
(о)
|
40,93
|
40,93
|
Стратегия развития (о)
|
66,30
|
25,37
|
Продажа изданий и услуг по рекламе (о) | 87,20 | 20,90 |
Финансовая поддержка (в) | 92,55 | 5,35 |
Маркетинговая поддержка (в) | 97,58 | 5,03 |
Обеспечение жизнедеятельности организации
(в) | 99,41 | 1,83 |
Управление персоналом (в) | 100,00 | 0,59 |
Для выделения группы наиболее значимых процессов издательства построим кривую
Лоренца.
Анализ графика (рис. 3) позволяет выделить группу процессов формирующую 80% себестоимости
контента (изданий), это первые три значения на графике. Наиболее значимыми для потребителя являются
процессы производства изданий, стратегия развития, продажа изданий
и услуг.
Моделирование процессных структур организации позволяет руководителю получить целостную картину деятельности и инструмент для адаптации
организации
к изменяющимся условиям рынка [7] .
Список литературы
1.
Бескоровайная С.А. Системы внутреннего контроля
в управлении полиграфическим
предприятием. // Бухгалтерский учет в издательстве и
полиграфии, 2008. № 9. С.
32-40.
2.
Косова, Л.Н. Метология управления бизнес-процессами организации медиаиндустрии:
монография / Л.Н. Косова; Моск. гос. ун-т печати имени Ивана Федорова. — М.: МГУП имени Ивана Федорова, 2012. — 166 с.
3.
Мерзликина Е.М., Бескоровайная С.А. Учет
затрат,
калькулирование и бюджетирование в полиграфии: Учебное пособие. - М.: МГУП имени Ивана Федорова, 2012. – 252c.
4.
Нугманов, В.Ю. Перспективы реинжиниринга: теоретическая состоятельность и применимость в России / В.Ю. Нугманов // Известия вузов. Проблемы полиграфии и издательского дела. – 2010. – № 4. C. 174– 182.
5. Тамбовцев В. Л. Институциональный рынок как механизм институциональных изменений // В. Л.
Тамбовцев // Общественные науки
и современность. – 2011. – № 5.
С. 25– 38.
6.
Рамперсад Х. К. Универсальная система показателей деятельности / Хьюберт К. Рамперсад. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2014. – 352 с.
7. Черняк В. З.
Оценка бизнеса / В.
З. Черняк. — М.: Финансы и статистика, 2016. – 463 с.