В теории современного менеджмента система управления трактуется как совокупность решений и организационных инструментов, таких как тип стратегии управления, модель управления, модель развития организации, система показателей для контроля за деятельностью организации [1], инструменты контроля.

Практический подход к разработке модели управления на основе концепции процессного подхода включает в себя следующие шаги: составление списка операции в соответствии с технологией производства и распространения продукции; определение границ процессов и их количества; классификацию и установление типа процесса; построение модели процессной структуры и модификацию организационной структуры, моделирование и оптимизацию процессов; выбор системы показателей для измерения результатов процессов и их прохождения, разработку инструментов контроля за процессами [2].

Используем предложенную технологию для построения процессных структур медиа организации на примере издательства. Издательство – организация, или, выражаясь современным языком, медиа-компания, занимающаяся редакционной и издательсткой деятельностью [3]. В нашем примере, выпускающая книги и сериальные издания (журналы).

Проанализировав технологические операции с учетом имеющейся организационной структуры, составим таблицу распределения функций по структурным подразделениям издательства (табл. 1, 2).

Таблица 1 – Описание операций издательства

 

№	Название операции	Структурное подразделение	Название документа, регламентирующего операцию
1	2	3	4
1	Получение средств от продажи изданий	Бухгалтерия	Договора на распространение изданий, договора на прямые продажи
2	Реклама изданий	Отдел маркетинга (ОМ)	Нет
3	Заключение договоров на распространение изданий и прямых договоров купли-продажи	Отдел продаж	ГК РФ, устав организации
4	Разработка и принятие стиля макета изданий	Производственный отдел, редакции	Нет
5	Принятие графика выпуска изданий	Типография, редакции, производственный отдел, распространители	Договоры на распространение, на печать тиражей
6	Поиск заказов на рекламные материалы	Отдел маркетинга	Нет
7	Прием авторских оригинал-макетов рукописей	Редакция	Рубрики издания
8	Формирование портфеля редакции	Редакция	Нет
9	Заключение договоров на размещение рекламы	Отдел маркетинга	ГК, устав организации
10	Выставление счета на оплату рекламных модулей (РМ)	Бухгалтерия	Договор с рекламодателем
11	Оплата счетов по размещению РМ	Бухгалтерия	Договор с рекламодателем
12	Получение гарантийного письма по оплате РМ	Бухгалтерия	Договор с рек-ламодателем

13	Получение информации об оплате размещения РМ в номере	Бухгалтерия	Счет или гарантийное письмо
14	Формирование состава статей и рекламных материалов номера издания	Редакция	Рубрики издания требования к рекламным модулям
15	Редактирование материалов номера	Редакция	Нет
16	Верстка номера	Производственный отдел	Стиль макета номера
17	Вычитка, корректура номера	Редакция	Нет
18	Контроль материалов номера	Редакция	Договора на размещение рекламы, стиль макета, рубрики издания
19	Определение тиража номера	Отдел продаж	Заказ-наряд распространи-телей, договора на прямые продажи
20	Подпись номера «в свет»	Редакция	График выпуска
21	Передача оригинал-макета номера в типографию	Производственный отдел	График выпуска, договор с типографией
22	Получение счета к оплате печати тиража номера	Производственный отдел	Договор с типографией
23	Передача счета к оплате	Производственный отдел	Договор с типографией
24	Оплата счета печати тиража	Бухгалтерия	Договор с типографией
25	Печать тиража номера	Типография	Договор с издательством
26	Получение готового тиража номера	Склад	Договор с типографией
27	Отправка тиража в пункты приема распространителей	Типография	Договор с издательством
28	Отправка по почте номеров изданий покупателям в редакции и рекламодателям	Склад	Договор купли-продажи, договор на размещение рекламы
29	Получение счетов от распространителей за услуги сбора заказов и экспедирования	Бухгалтерия	Договора на распространение изданий
30	Оплата счетов от распространителей за услуги сбора заказов и экспедирова-ния	Бухгалтерия	Договора на распространение изданий

 

Таблица 2 – Распределение функций по структурным подразделениям издательства

 

Название структурного подразделения	Название функций	Характер подразделения
1	2	3
Генеральный директор	Управление, контроль	обслуживающее
Главный редактор	Формирование тематической политики издательства, поиск авторов, решение о приеме авторских рукописей к изданию	обслуживающее
Отдел кадров	Формирование штата специалистов, оформление документов по кадровым вопросам	обслуживающее
Бухгалтерия	Учет финансовых средств, ведение финансовых документов	обслуживающее
Одел продаж	Заключение и ведение договоров на распространение, обслуживание, прямых продаж в издательстве	производственное
Отдел маркетинга	Продвижение изданий, поиск рекламодателей	обслуживающее
Производственный отдел	Верстка изданий, ведение договора с типографией, передача материалов на печать	производственное

Склад	Складирование готовых тиражей	производственное
Хозяйственная служба	Материальное обеспечение жизнедеятельности издательства	обслуживающее

 

По полученным данным: распределение функций, движение материального и информационного потоков — составим карту связей между структурными подразделениями издательства. Отметим, что основу создают вертикальные связи, горизонтальные связи формируются только между бухгалтерией, отделом кадров, хозяйственной службой и производственными подразделениями. В качестве недостатка формирования связей и, следовательно, движения информационного потока можно отметить отсутствие связей между отделом маркетинга, отделом продаж, информационным отделом и производственными подразделениями.

Подготовленная характеристика организации с позиции процессного подхода, выявление технологических операций, обеспечивающих выполнение функций конкретными структурными подразделениями и установление движения материального потока и связей между подразделениями [4], выраженными информационным потоком позволяет провести работы по определению границ и типов существующих процессов издательства (табл. 3). Это следующие процессы: производство изданий; продажа изданий; продвижение и продажа мест в изданиях под рекламные материалы; финансовая поддержка, информационная поддержка, обеспечение жизнедеятельности организации и управление персоналом.

Таблица 3 – Классификация процессов издательства «как есть»

 

Название процесса, номер	Тип процесса	Подразделение — участник
1	2	3
Управление	основной	Генеральный директор, главный редактор
Производство изданий	основной	Редакции, производственный отдел, информационный отдел, типография
Продажа изданий	основной	Отдел продаж, склад, бухгалтерия
Продажа площадей изданий под рекламу	основной	Отдел маркетинга, бухгалтерия
Финансовая поддержка	вспомогательный	Бухгалтерия
Управление персоналом	вспомогательный	Отдел кадров
Информационная поддержка	вспомогательный	Информационный отдел
Обеспечение жизнедеятельности организации	вспомогательный	Хозяйственная служба

 

Как видно из таблицы 3, все процессы разделены на основные и вспомогательные в соответствии с установленными в исследовании принципами. Основными процессами являются процессы управления организацией, производство изданий, продажа изданий и площадей под рекламу. Вспомогательными процессами являются: финансовая поддержка, информационная поддержка, обеспечение жизнедеятельности организации и управление персоналом.

По результатам проведенной классификации процессов данной организации, построим модель процессной структуры «как есть» (рис. 1). Анализ состава операций выявленных процессов показывает, что есть «узкие места» и необходимость ввести изменения некоторых процессов.

Построенная модель отражает фактическое состояние управления объектом, можно отметить сильную централизацию, выраженную в отсутствии горизонтальных связей, обеспечивающих движение информационного потока между подразделениями.

Процесс управления не обеспечивается информацией о деятельности организации и, следовательно, решение задач стратегического развития происходит на интуитивном уровне, а не на основе фактов. Процесс информационной поддержки в данной организации выражается в операциях программно- аппаратной поддержки и производства электронных архивов периодических изданий. В таблице 1 нет операций реализующих функции маркетинговой поддержки, за исключением операций размещения рекламы собственной продукции в своих изданиях. Еще одно замечание, производство электронных форм архивов изданий не встроено в единый технологический процесс. Электронные архивы производятся автономно с использованием результатов некоторых технологических этапов процесса производства изданий, такое дублирование работ снижает эффективность получаемых в результате продуктов.

По результатам анализа ситуации можно определить следующие направления оптимизации модели: соединение родственных операций разных процессов в один процесс и формирование недостающих процессов.

Более детальное изучение организации продажи позволяет предложить объединение двух процессов обеспечивающих продажи изданий и площадей под рекламу в один процесс. Это создаст возможность большей координации контроля поступающих средств от продаж по времени и количеству и более точно и своевременно формировать информацию о размерах оплаченного тиража при сдаче номеров в печать.

Объединение процессов производства периодических изданий и информационной поддержки создаст основу для гармонизации процессов создания всех форм представления журнала, и бумажной и электронной. Еще одним доводом к такому решению может быть то, что работы входящие в процесс информационной поддержки обеспечивают программно-аппаратную поддержку верстки, редактирования, корректуры. С учетом предложенных изменений можно предложить обновленный перечень процессов (табл. 4).

Таблица 4 – Классификация процессов издательства «как надо»

 

Название процесса, номер	Тип процесса	Подразделение — участник
1	2	3
Стратегическое управление	основной	Генеральный директор, главный редактор
Производство изданий	основной	Редакции, производственный отдел,

		информационный отдел, типография
Продажа изданий и услуг по рекламе	основной	Отдел продаж, склад, бухгалтерия, отдел маркетинга
Маркетинговая поддержка	вспомогательный	Отдел маркетинга
Финансовая поддержка	вспомогательный	Бухгалтерия
Управление персоналом	вспомогательный	Отдел кадров
Обеспечение жизнедеятельности организации	вспомогательный	Хозяйственная служба

 

Основные процессы: стратегия развития, производство изданий, продажа изданий и услуг по рекламе. Вспомогательные процессы: маркетинговая, финансовая поддержка, управление персоналом и процесс жизнеобеспечения деятельности организации [6]. Работы по совершенствованию процессов в данном случае также можно включить в процесс стратегического развития. Альтернативой может служить вариант — создание вспомогательного процесса «совершенствование процесса». Так как функции маркетинга не развиты в данной организации, в число новых процессов, для построения модели «как надо», включен процесс «маркетинговая поддержка». Для издательства, выпускающего контент в форме материального объекта: книги, журналы, электронные формы продуктов, выполнение этих функций обязательно, особенный акцент в формировании процесса «маркетинговая поддержка» необходимо сделать на таких направлениях, как маркетинговый анализ внешней и внутренней среды издательства и формирование маркетинговой стратегии [5]. В результате предложенных изменений и дополнений модель процессной структуры издательства может иметь следующий вид (рис. 2).

Полученный вариант процессной структуры также проанализируем с позиции затрат на реализацию процессов. Рассмотрим структуру затрат по процессам издательства (табл. 5). Полученные данные используем для проведения сравнения процессов по соотношению — затраты и значимость процесса (рис. 3) для потребителя в формировании цепочки ценности изданий.

Таблица 5 – Структура затрат издательства на реализацию процессов

 

Название процесса	Суммарное значение долей процессов (%)	Доля процесса в функционировании организационной структуры (%)
1	2	3
Производство изданий (о)	40,93	40,93
Стратегия развития (о)	66,30	25,37

Продажа изданий и услуг по рекламе (о)	87,20	20,90
Финансовая поддержка (в)	92,55	5,35
Маркетинговая поддержка (в)	97,58	5,03
Обеспечение жизнедеятельности организации (в)	99,41	1,83
Управление персоналом (в)	100,00	0,59

 

Для выделения группы наиболее значимых процессов издательства построим кривую Лоренца.

Анализ графика (рис. 3) позволяет выделить группу процессов формирующую 80% себестоимости контента (изданий), это первые три значения на графике. Наиболее значимыми для потребителя являются процессы производства изданий, стратегия развития, продажа изданий и услуг.

Моделирование процессных структур организации позволяет руководителю получить целостную картину деятельности и инструмент для адаптации организации к изменяющимся условиям рынка [7] .

Список литературы

 

1.       Бескоровайная С.А. Системы внутреннего контроля в управлении полиграфическим предприятием. // Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии, 2008. № 9. С. 32-40.

2.       Косова, Л.Н. Метология управления бизнес-процессами организации медиаиндустрии: монография / Л.Н. Косова; Моск. гос. ун-т печати имени Ивана Федорова. — М.: МГУП имени Ивана Федорова, 2012. — 166 с.

3.    Мерзликина Е.М., Бескоровайная С.А. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в полиграфии: Учебное пособие. - М.: МГУП имени Ивана Федорова, 2012. – 252c.

4.   Нугманов, В.Ю. Перспективы реинжиниринга: теоретическая состоятельность и применимость в России / В.Ю. Нугманов // Известия вузов. Проблемы полиграфии и издательского дела. – 2010. – № 4. C. 174– 182.

5. Тамбовцев В. Л. Институциональный рынок как механизм институциональных изменений // В. Л. Тамбовцев // Общественные науки и современность. – 2011. –  № 5. С. 25– 38. 

6.   Рамперсад Х. К. Универсальная система показателей деятельности / Хьюберт К. Рамперсад. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2014. – 352 с.

7. Черняк В. З. Оценка бизнеса / В. З. Черняк. — М.: Финансы и статистика, 2016. – 463 с.