03 марта 2016г.
На современном этапе развития управления организации важной задачей является – управления информационными системами (ИС) как систематизированной структурой взаимоотношений и процессов выбора вектора развития организации и методов управления в сфере информационных и смежных технологий. Управление ИС структурно связывает информационные процессы, необходимые ресурсы и информацию, что необходимо для достижения конечной цели деятельности организации.
Информатизация сферы образования, одним из направлений предполагает активное внедрение IT- технологий, как непосредственно в образовательный процесс, так и в управление им. На сегодняшний день наиболее актуальным становится проведение Интернет-конференций.
Основными инструментами научного мероприятия являются Интернет ресурсы – сайт, портал, форум и т.п. Преимущества данного вида мероприятия очевидны: для участия необходим компьютер с выходом в Интернет, экономия финансовых средств и времени. Процесс планирования, организации и проведения таких видов конференций является весьма специфической задачей. На данный момент возникают определенные сложности в процессе их проведения и требуется разработка современных моделей, методик и алгоритмов, описывающих процесс планирования подобных мероприятий с применением актуальными на данное время системами и технологиями.
Основными возможностями Интернет-конференции являются: регистрация участников; приема материалов на конкурс; просмотр представленных материалов; оценки работ экспертной комиссии; предоставление информации и результатов по конференции.
Для достижения целей в организации мероприятия необходимы соответствующие ресурсы:
- приложения – автоматизированные пользовательские системы, а так же ручные процедуры, которые собирают, хранят, обрабатывают и распространяют информацию;
- информация – это данные во всех формах ввода, хранения, обработки и вывода с помощью систем, в любых формах, которые используются для обеспечения операционной деятельности организации;
- инфраструктура – это средства (аппаратное обеспечение, операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), сеть, а также среда, в которой все это находится и поддерживается), делают возможным работу приложений;
- люди – необходимые навыки, мотивация достаточные для планирования, организации, проектирования, обеспечения, доставки, поддержки, мониторинга и оценки информационных систем.
В совокупности они выполняют определенный бизнес-процесс, представленный на рисунке 1, состоит из последовательности следующих этапов:
1. Подготовительный этап. Как и любой проект, конференция начинается с идеи. Конференция может быть посвящена какому-либо событию или проблеме, которая актуальна на сегодняшний день. Идея мероприятия должна пройти процедуру принятия решения на коллегиальном органе учреждения – собрании трудового коллектива, заседании у директора, ученом совете и т.д. Решение реализуется в приказе. Данный приказ является юридическим документом о проведении конференции. Где прописаны ответственные лица, форма конференции, тематика, план проведения. Следующей задачей является – оповещение участников мероприятия. Оповестить можно несколькими способами: объявление на сайте конференции, адресные письма, в других – рекламные, коммерческие или информационные письма. Текст предстоящего мероприятия должен содержать нужную информацию (вид конференции, тематика, организаторы, основные участники, дата проведения, требования к оформлению, контактная информация). Также нужно подготовить портал Интернет-конференции, техническое и программное обеспечение. Конференция проходит дистанционно, то должна быть возможность длительного хранения размещенных материалов на веб-сервере. Желающие принять участие, должны пройти процедуру регистрации. Работы должны быть высланы на портал до определенного числа, для того чтобы администратор мог ознакомиться с текстом и по необходимости выслать обратно, для исправления.
2. Основной этап. На данном этапе проходит сама конференция. Загруженные в информационную базу материалы обрабатывались экспертной группой для их анализа, оценки, рейтингования.
3. Заключительный этап. После того, как основная часть Интернет-конференции завершилась, нужно узнать мнение у участников, требуется найти и выбрать критерии, чтобы оценить эффективность Интернет- конференции, а также публикация материалов конференции.
Современные средства управления деятельностью характеризуются высокой динамичностью, связанной
с постоянно
изменяющимися потребностями рынка, ориентацией оказания услуг на индивидуальные потребности заказчиков и клиентов, непрерывным совершенствованием технических возможностей и сильной конкуренцией. В этих условиях
в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов
с управления использованием отдельных ресурсов на организацию динамических бизнес-процессов.
Бизнес-процесс характеризуется как деятельность по выполнению
услуг на основе потребления ресурсов. Управление бизнес-процессами нацелено
на выполнение качественного обслуживания клиентов. При этом в ходе управления бизнес-процессами все материальные, финансовые и информационные потоки
рассматриваются во взаимодействии.
Новшества в управление бизнес-процессами внесли достижения в области
современных ИТ, которые дают возможность проведения инжиниринга и реинжиниринга бизнес-процессов.
Целью реинжиниринга бизнес-процессов является целостное и системное моделирование и реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания.
Инжиниринг
бизнес-процессов включает в себя реинжиниринг,
проводимый с определенной периодичностью и последующее непрерывное улучшение бизнес-процессов путем
их
адаптации к изменяющейся внешней среде.
Для компаний с высокой степенью применения
разной сферы деятельности бизнеса многообразием партнерских связей
реинжиниринг бизнес-процессов обеспечивает решение следующих задач:
1)
определение оптимальной последовательности выполняемых функций;
2)
оптимизация использования ресурсов в различных бизнес-процессах;
3) построение адаптивных бизнес-процессов, нацеленных
на быструю поддержку к изменениям потребностей конечных
потребителей услуг,
технологий и, следовательно, повышение качества обслуживания клиентов в условиях
динамичности внешней среды;
4)
взаимоотношение с внешней средой,
в последующем предполагая эффективность процессов.
После проведения
реинжиниринга организация должна поддерживать и улучшать
процессы, что требует новых целей и новых усилий для их достижения. Эти цели значительно скромнее,
чем цели реинжиниринга, и работа, требующаяся для их достижения, не имеет
значительного влияния на эффективность работы. Однако усовершенствование
бизнес-процессов постоянно должно продолжаться, так как это очень важно для всей компании. Для этих целей
применяется инжиниринг, который
представляет собой множество методик, используемых для проектирования бизнеса, удовлетворяющего заданным
целям компании. В данные методики включают:
1)
пошаговые процедуры для проектирования бизнеса;
2)
систему обозначений (язык), описывающую проектирование бизнеса;
3) прагматические решения, позволяющие измерить степень
соответствия спроектированного бизнеса заданным целям.
Выявить процесс, который подлежит
усовершенствованию, очень трудно. И очевидной
мишенью являются процессы, уже
вызывающие трудности у
руководителей компании. Для того чтобы правильно определить «узкие места» выполнения
процесса, необходимо провести
анализ, возможностью техникой владения моделированием. Моделирование бизнес-процессов является одним из важнейших инструментов анализа и развития
деятельности предприятия. Функционал, который используется для анализа процессов, позволяет описать логическую взаимосвязь
элементов от начала до завершения. Моделирование бизнес-процессов позволяет
понять действия, совершенных в процессах, и их проанализировать. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным
аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование выполняется с детальной декомпозицией бизнес-процесса.
После анализа процесса
проведения Интернет-конференции, выделим основные роли: организаторы; экспертная группа; участники.
Каждая из ролей имеет свои отличительные свойства, необходимые для определения зоны ответственности. Для моделирования процессов наиболее подходящей является методология Business Process Model and Notation (BPMN), которая направлена на улучшение
способности организации оценивать
свое состояние
и управлять эффективностью своей деятельности на всех уровнях.
Для организационного комитета,
в рамках проведения мероприятия, выделяют следующие функциональные обязанности: обеспечивает проведение мероприятия; формирует состав экспертной
комиссии; принимает решение
о результатах; разработка и издание материалов.
Для выполнения процессов выделяем
следующую организационную структуру – участники. В рамках данной предметной
области участники являются главным звеном проведения
мероприятия. На Рисунке 3. определена последовательность действий
на этапе «Добавления работы на сайт Интернет-конференции», отражающий взаимодействие участника и другой организационной структуры через рычаг воздействия – сайт Интернет-конференции.
На Рисунке 4 рассмотрим этап «Экспертная оценка», где, непосредственно, отражена последовательность действий, направленная на определенный результат. Основной ролью на данном этапе является
Экспертная группа.
Начальное событие является завершающим на этапе «Добавление работы
на сайт», что показывает логическую структуру выполнения процессов.
Взаимодействие процессов
невозможно без определенных инструментов, которые позволяют пользователям управлять
и решать спектр задач. Определение совокупности технологических и технических решений для обеспечения информационной поддержки работы
в соответствии с правилами и концепциями является системная архитектура.
При проектировании системной архитектуры возможно разделение системы
на наиболее крупные составные части и принятие конструктивных решений,
что определяет стратегию построения ИС как целого. Основным инструментом реализации Интернет-конференции является
сайт конкурса. Требования, которые необходимы для Интернет-ресурса определяются в техническом задании
(ТЗ), и структура, представленная на Рисунке 5, может быть следующей:
· описание общей иерархической структуры сайта. Может состоять
их двух или трех уровней.
дерево, первым уровнем которого
является главная, домашняя
страница. Второй уровень - это разделы
сайта, третий - соответствующие
подразделы;
· описание разделов сайта, которые
не входят в основную
иерархию, но могут быть вызваны из любой страницы сайта. К таким разделам
относится поиск, регистрация и, для нашего проекта
«Интернет-конференции»– публикации. Все они должны
быть перечислены в ТЗ.
·
детальное описание
всех отличных друг от друга страниц
– блоки, ссылки, элементы
управления.
· требования к дизайну
сайта.
Так же необходимо понимание
внутренней структуры
– программно-аппаратного комплекса. Основной частью является веб-сервер, который и содержит сайт. Так как у нас основными пользователями являются участники, то сайт предоставляет доступ к базе данных, кроме
программы web-сервера, необходим сервер баз данных. При запросе пользователя к базе данных, веб-сервер транслирует запрос к серверу
баз данных, получает от него ответ и передает его, предварительно отформатировав в формате сайта,
обратно пользователю. Связка веб-сервер плюс сервер БД представляет собой основной принцип
работы современных Интернет-систем.
При определении системной
архитектуры организации Интернет-конференции определяют
два ключевых принципа:
1. Понимать систему как состоящую из статических и динамических элементов. К статическим относятся созданные и поддерживаемые в системе основные
данные, такие как: данные об участниках мероприятия, слушателей, организаторов, экспертов и основных бизнес-функциях - регистрация. К динамическим - относятся переменные данные, включая
данные бизнес-процессов и документооборота, пользовательских интерфейсов и процедур, зависимых от применения конкретных устройств. Разделение системы на статические и динамические элементы помогает в конструировании элементов системной архитектуры. Ее комплексный характер влечет за собой необходимость определения базовых компонентов, на основе которых будут создаваться решения, а адаптивность к составу и содержанию заданных
функций достигается посредством настройки различных динамических взаимосвязей между ними.
2. Определение компонентов: отдельные
и независимые друг от друга. Подход позволяет сконструировать всю систему целиком,
с возможностью многократного использования и замены
элементов по необходимости.
В заключение построения архитектуры решаются следующие задачи:
·
идентификация существующих данных, определение их источников и процедур
использования;
·
оптимизация данных за счет сокращения дублирования, исключение неоднозначности и противоречивости информации;
·
минимизация перемещения данных за счет их оптимального расположения;
·
интеграция метаданных для обеспечения их целостного представления;
·
сокращение числа используемых технологий, обеспечивающих хранение и доступность информации.
Значение архитектуры процессов постоянно увеличивается за
счет
обеспечения возможностей эффективного использования существующих и новейших
технологий.
Список литературы
1. Давлеткиреева Л.З., Назарова
О.Б., Масленникова О.Е., Пролозова
Н.О. Сопровождение КИС: учебник.
– Магнитогорск: МаГУ, 2013. – 220 с.
2.
Давлеткиреева Л.З., Назарова
О.Б., Пролозова Н.О. Анализ
стандартов в области сопровождения автоматизированных информационных систем
// Современные научные исследования и инновации. – Ноябрь, 2012 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2012/11/18571
3. Давлеткиреева, Л.З., Скокова, И.К. Актуальность и преимущества проведения Интернет-конференции как одной из форм обмена опытом
между образовательными учреждениями/ Л.З. Давлеткиреева, И.К. Скокова // Современные тенденции
развития науки и производства: сборник материалов Международной научно- практической конференции (23-24 октября 2014 года) – в 4-х томах, Том 1. – Кемерово: ООО «ЗапСибНЦ», 2014 – 196 с. – C. 99-101.
4. Давлеткиреева, Л.З., Скокова, И.К. Инновационные информационно-педагогические технологии
в образовании: опыт проведения ежегодной
одноименной Интернет-конференции-конкурса // Современные
информационные технологии и ИТ-образование [Текст] / Сборник избранных
трудов IX Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В.А. Сухомлина. - М.: ИНТУИТ.РУ,
2014. – 957 с. – С. 573-575 –978-5-9556-0165-6.
5. Назарова О.Б., Давлеткиреева Л.З., Масленникова О.Е., Формирование компетенций ИТ-специалиста в области информационных систем по образовательной программе «Прикладная информатика» с привлечением вендеров// Прикладная информатика. - 2013. - №2(44) – 146 с. - С.49-57.
6. Назарова О.Б., Малахова И.В., Давлеткиреева Л.З. Аудит информационной инфраструктуры компании
и разработка ИТ-стратегии: монография. – Магнитогорск: МаГУ, 2012. – 220 с.
7. Скокова, И.К. Обоснование инструментальных средств моделирования бизнес-процессов проведения мероприятий с
использованием дистанционных технологий /И.К. Скокова, Л.З. Давлеткиреева
// Современные технологии и управление: сборник
научных трудов
III Международной научно-практической конференции 20–21 ноября 2014 года.– Светлый
Яр: филиал ФГБОУ ВО МГУТУ имени К. Г. Разумовского (ПКУ) в р. п. Светлый
Яр Волгоградской области, 2014.
–714 с. – С. 694-697.
8.
Сухомлин В.А., Давлеткиреева Л.З., Андропова Е.В., Иванов Н.Е., Якушин А.В. Интернет-конференция- конкурс как технология сбора лучшей практики
и творчества преподавателей //Вестник Московского университета. Серия 20. Педагогическое образование.
-2012. -№ 4. - С. 78 -90.
9. Чусавитина Г.Н., Давлеткиреева Л.З. Анализ и установление уровня зрелости
информационной инфраструктуры организации для управления
непрерывностью бизнеса // Современные информационные технологии и ИТ-образование /Сборник избранных
трудов VII Международной научно-практической конференции. Под ред. проф. В.А. Сухомлина.
- М.: ИНТУИТ.РУ, 2012. – 1050 с.– С. 529-544.
