01 января 2018г.
С развитием компьютерных и сетевых технологий появилась возможность организовать по- настоящему эффективное делопроизводство и документооборот на предприятии. Причем прогресс коснулся практически всех сторон создания, движения, визирования, регистрации документации.
Системы электронного документооборота (Electronic Document Management System) представляют собой взаимосвязанную систему организационного, технического и программного обеспечения для управления различными видами документов и информацией. Эти системы позволяют управлять документами на протяжении всего жизненного цикла: от создания, до их уничтожения. [1]
В современной организации системы электронного документооборота становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Основу электронного документооборота составляют электронные документы, создаваемые и передаваемые от пользователя к пользователю при помощи электронных технологий, основанных на использовании компьютерной офисной техники, безбумажных (машинных, магнитных и прочих) носителей, беспроводных (электронно-сетевых) средств связи, современных полиграфических и расходных материалов. [1]
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики систем электронного документооборота ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности). Системы электронного документооборота также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.
Электронный документооборот – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». [1]
Развитие функциональности систем электронного документооборота привело к тому, что все больше документно-ориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
Системы электронного документооборота имеют целый ряд преимуществ.
1. Быстрый доступ к определенной категории документов
Первое и главное преимущество электронного документооборота – быстрый, практически мгновенный доступ определенной категории сотрудников к обусловленной некоторыми ограничительными рамками информации. Пользователь может быстро и легко найти только те документы, к которым у него есть персональный доступ.
2. Всеобъемлющий контроль над документооборотом
Любой документ, заведенный в электронный документооборот, получает свою историю. Все операции с ним, все сотрудники, работающие с этим документом, протоколируются в специальных регистрах и хранятся там сколь угодно долго. Теперь руководителю доступен действенный контроль над документооборотом и нерадивыми сотрудниками, изображающими подчас бурную деятельность.
3. Исключение неумышленных ошибок
Практическое исключение из рабочего процесса так называемого «человеческого фактора». В отличие от бумажного документооборота исключаются случаи неумышленной пропажи документов или их размещения в неподходящих местах. При этом экономится огромное количество времени в масштабе предприятия при поиске нужного документа.
4. Автоматизация составления отчетности движения документов среди подразделений предприятия
Автоматизация делопроизводства и документооборота – еще одно неоспоримое преимущество систем электронного документооборота. Она позволяет автоматизировать процесс составления отчетов по оперативной, тактической и стратегической деятельности предприятия. Подразделение сможет сформировать отчет по любым объективным критериям: количество задействованных документов в обработке, количество документов в очереди к каждому сотруднику.
5. Общий доступ к базе данных и совместная обработка документов
Автоматизация документооборота дает возможность организовать только одну базу данных, в которой будут находиться все документы, необходимые для функционирования предприятия. Кроме того, это позволит работать с одним документом нескольким сотрудникам одновременно, что значительно сокращает временные затраты на его обработку.
6. Интеграция систем электронного документооборота с корпоративными информационными системами организации
На многих российских предприятиях действует «лоскутная» автоматизация. Внедрение системы электронного документооборота позволит объединить различные автоматизированные системы управления предприятием в единое целое именно на основе электронного документооборота. В настоящее время существует несколько интегрированных систем управления предприятием на основе системы электронного документооборота, а значит, есть из чего выбрать.
7. Поиск документов в базе данных по заданным атрибутам
Осуществлять поиск в базе данных систем электронного документооборота можно не только по конкретному документу, но и для определенных последовательностей. Параметры поиска ограничены лишь фантазией сотрудников предприятия и компетентностью обслуживающего персонала системы электронного документооборота.
8. Сокращение материальных расходов предприятия
Системы электронного документооборота сокращают расходы предприятия за счет следующих шагов:
Автоматизация высвобождает работников, занятых непроизводительным трудом, таким как обслуживание бумажных носителей, их хранение, обработка и так далее.
Сокращаются издержки на приобретение расходных материалов, необходимых для бумажных документов.
Высвобождаются производственные площади, необходимые для хранения и обработки бумажных носителей информации.
9. Организация безопасной мобильной работы сотрудников с документами
Системы электронного документооборота позволяет организовать работу с документами через корпоративную сеть или через глобальную сеть Интернет без потери безопасности. Защищенный электронный документооборот – реальная возможность сегодняшнего дня. При этом можно легко внедрить удаленный режим работы для сотрудников или использовать мобильные приложения.
10. Интеграция с офисными программами
Системы электронного документооборота построена по модульному принципу. Таким образом, можно легко встраивать в систему новые блоки с нужными функциями – такими, например, как электронная почта, сканирование, электронные факсы. Офисные программы также легко интегрируются в системы электронного документооборота. [3]
Преимущества систем электронного документооборота существенны, но система не лишена и некоторых отрицательных сторон. Рассмотрим их.
Главный отрицательный момент, который отталкивает компании от перехода на электронный документооборот – проблема сохранности информации в электронном виде. Любой современный компьютер может стать жертвой хакеров и подвергнуться атаке вредоносным контентом. Проблема вполне решаема, достаточно внедрить систему создания резервных копий, использовать лицензионное программное обеспечение и обеспечить электронные носители антивирусными программами. Все это требует дополнительных финансовых затрат, помимо покупки и внедрения самой системой электронного документооборота.
Еще один немаловажный вопрос – наем квалифицированных кадров, поскольку для работы в системе электронного документооборота важны и грамотный ввод данных, и оперативность их обработки.
От этих факторов напрямую зависит, в том числе, и бесперебойная работа системы.
В условиях современной экономики «бумажный» документооборот оказывается не в состоянии обеспечить быструю и эффективную обработку больших объемов информации, от которой зависит успех любого предприятия.
Принятие интегрированных решений, учитывающих самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития, немыслимо без внедрения информационных технологий [2].
Таким образом, системы электронного документооборота позволяют во многом увеличить эффективность и скорость управления информацией, что является особенно важным в условиях современного бизнеса.
Рассмотрев преимущества и недостатки систем электронного документооборота, можно сказать, что организация документооборота на предприятии с применением систем электронного документооборота дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
· категоризация документов по типам и видам;
· снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами;
· заданные бизнес-процессы обработки документов;
· механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
· надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстного поиска.
Список литературы
1. Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. – М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп. – Москва, 2014. – 222 c
2. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. М.: ИНФРА-М,2001
3. Л. Мисникович, журнал «Главбух»
