26 ноября 2017г.
Одной из важнейших задач управления на предприятии является организация эффективно функционирующего механизма системы закупок. Все материалы, в которых нуждается предприятие, должны быть поставлены в срок, надлежащего качества и по приемлемой цене. От этого зависит экономическая стабильность, бесперебойная работа и репутация предприятия.
Подавляющее большинство научных организаций России представляет собой бюджетные учреждения, которые существуют в форме казенных, бюджетных (с расширенными правами) или автономных учреждений[4]. В качестве примера рассмотрим систему закупок Государственного научного центра ФГУП «ВНИИФТРИ». ВНИИФТРИ является одним из ведущих национальных метрологических институтов России. На финансирование различных видов деятельности предприятия, таких как выполнение государственных функций по обеспечению единства измерений, проведение фундаментальных исследований, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ выделяются средства государственного бюджета, внебюджетные средства, а также собственные средства предприятия. Некоторые проекты института финансируются за счет грантов и федеральных целевых программ.
ФГУП «ВНИИФТРИ» является государственным заказчиком и при осуществлении закупочной деятельности руководствуется требованиями Федерального закона от 5 апреля 2013 г. №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [1] и Федерального закона от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» [2].
Система закупок ФГУП «ВНИИФТРИ» построена централизованно. Основные закупочные процедуры выполняет служба материально-технического снабжения (СМТС), которая включает в себя отдел закупок, контрактную службу, а также работников складского и транспортного хозяйств предприятия. Инициатором закупки является структурное подразделение, заинтересованное в заключение соответствующего договора. Работники подразделения определяют наличие или отсутствие потребности в закупке, требуемые характеристики закупаемых товаров, работ, услуг, готовят проект технической части (техническое задание, спецификацию закупаемых товаров, работ, услуг и т.д.) закупочной документации [3]. Далее, сотрудники планово-экономических отделов подразделений выбирают статью расходов и определяют из каких средств предприятия можно произвести данную закупку. Ответственность за достоверность информации о заказываемых материалах несет руководитель структурного подразделения, подающего заявку. Специалисты службы закупок и контрактной службы предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних подразделений.
Планирование закупок осуществляется посредством формирования, утверждения и ведения планов закупок и планов-графиков. В их составлении принимают участие специалисты службы закупок, планово- экономического отдела и работники подразделений. В планах закупок отражаются: идентификационный код закупки, цели осуществления закупки, наименования объектов закупки, объем финансового обеспечения для осуществления закупки, сроки осуществления планируемых закупок, обоснование закупки. В планы- графики дополнительно включается информация об объекте закупки с указанием характеристик такого объекта, планируемых сроках поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, начальная (максимальная) цена контракта, способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя), обоснование выбора этого способа, а также дата начала закупки. Утвержденные план закупок и план-график, а также все вносимые в них изменения специалисты службы закупок размещают на официальном сайте Единой информационной системы (ЕИС) http://www.zakupki.gov.ru [5].
Годовой объем закупок ВНИИФТРИ превышает 100 млн. рублей, и в соответствии со ст. 38 44-ФЗ была создана контрактная служба, отвечающая за все закупочные процедуры, проводимые в рамках 44-ФЗ. Все работники контрактной службы прошли курсы обучения и повышения квалификации по 44-ФЗ.
После утверждения заявки на закупку генеральным директором, специалисты службы закупок и контрактной службы приступают к подготовке и размещению в ЕИС извещений об осуществлении закупок, документации о закупках и проектов контрактов, направляют приглашения принять участие в определении поставщиков закрытыми способами.
Способы определения поставщиков указываются ещё на этапе планирования закупок. Это могут быть конкурентные способы, к которым относятся конкурсы, аукционы, запросы котировок и предложений, либо неконкурентный способ - закупка у единственного поставщика.
Для проведения конкурентных процедур закупок создается комиссия по размещению заказов и осуществлению закупок, состав которой утверждается приказом генерального директора. В состав комиссии входят квалифицированные в области закупок должностные лица, руководитель контрактной службы и сотрудники, обладающие специальными знаниями, относящимися к объекту закупки. Членами комиссии не могут быть лица, лично заинтересованные в результатах определения поставщиков (их близкие родственники, акционеры и т.п.). Публично в день, во время и в месте, указанные в извещении о проведении открытого конкурса, конкурсной комиссией вскрываются конверты с заявками на участие в конкурсе, и осуществляется открытие доступа к поданным в форме электронных документов заявкам на участие конкурсе. На следующем заседании комиссия рассматривает поданные заявки на соответствие требованиям конкурсной документации и принимает решение о допуске к участию в конкурсе, аукционе, запросе котировок или предложений. Следом проходит процедура оценки и сопоставления заявок в целях выявления лучших условий по критериям, указанным в конкурсной документации, каждой заявке в соответствии с результатами присваивается порядковый номер (№1- заявке с лучшими условиями и т.д.). По результатам каждого заседания комиссии оформляются протоколы, которые подписываются всеми членами комиссии, утверждаются генеральным директором и выкладываются на сайте ЕИС.
С победителем проведенного конкурса, аукциона, запроса котировок или предложений, либо с единственным поставщиком специалисты службы закупок заключают контракт или договор. Также в их обязанности входит контроль за соблюдением всех сроков и условий контракта, приемка результатов договора (и его отдельных этапов), исполнение обязательств по оплате поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг.
Закупочные процедуры для государственных заказов детально регламентированы, каждый этап закупки проводится в установленные сроки, подробно расписан порядок взаимодействия участников закупки. Данные меры направлены на обеспечение прозрачности закупок, повышение конкуренции среди поставщиков, они упрощают процесс мониторинга за их проведением и контроль результатов.
Таким образом, в управлении закупками в бюджетных предприятиях, осуществляющих научную деятельность, необходима реорганизация систем закупок. Многие и них столкнулись с проблемой нехватки квалифицированного персонала в сфере закупок. В связи с чрезмерной регламентацией действий заказчика, необходимостью точного планирования графиков закупок и усложнением процедуры размещения заказа существенно повышаются трудовые и временные затраты работников предприятия. В этих условиях, необходимо проводить автоматизацию закупочных процедур с использованием нового программного обеспечения и повышать профессиональный уровень сотрудников службы закупок.
Список литературы
1. Положение системы менеджмента качества о закупках товаров, работ, услуг для нужд ФГУП «ВНИИФТРИ» П СМК 17-01-2016.
2. Семенихин В.В. Государственный контракт. [Электронный ресурс] : учеб. пособие — Электрон. дан. — М.: ГроссМедиа, 2011. — 210 с. — Режим доступа: http://e.lanbook.com/book/9077 — Загл. с экрана.— С. 140.
3. Федеральный закон Российской Федерации от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
4. Федеральный закон Российской Федерации от 18 июля 2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
5. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://zakupki.gov.ru/.
