ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ СБАЛАНСИРОВАННЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ДЛЯ ОБОСНОВАНИЯ РЕИНЖИНИРИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССА РАБОТЫ ВОЛОНТЕРСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация: в статье рассмотрена возможность реинжиниринга бизнес-процессов волонтерского центра «По зову сердца» для устранения недостатков работы при формировании добровольцев на различные мероприятия. Проведение оценки результативности и эффективности реализации проекта было обосновано с применением системы сбалансированных показателей и стратегической карты.

Ключевые слова: доброволец, волонтер, сайт, реинжиниринг, моделирование, техническое задание, электронная книжка.

Согласно Концепции содействия развитию благотворительной деятельности и добровольчества в Российской Федерации основной целью государственной политики в области содействия развитию благотворительной и добровольческой деятельности является активизация потенциала благотворительности и добровольчества как ресурса развития общества, способствующего формированию и распространению инновационной практики социальной деятельности, позволяющего дополнить бюджетные источники для решения социальных проблем внебюджетными средствами и привлечь в социальную сферу трудовые ресурсы добровольцев [4].

Преимущества предлагаемого решения в том, что каждый участник может вести историю своей волонтерской деятельности, выбирать только те мероприятия, в которых он заинтересован. Преимущества руководителей центра «По зову сердца» работы с электронной базой данных в том, что они могут сформировать список участников по каждому проекту/мероприятию, что в несколько раз упросит поиск добровольцев. Просмотреть страницу заинтересовавшего волонтера, а также вывести на экран всех участников, зарегистрировавшихся в электронной книжке [10].

Для обоснования проведения изменений в бизнес-процессах волонтерской организации был применена система сбалансированных показателей (ССП).

Построение ССП в компании реализуется в несколько этапов. На первом этапе формулируется стратегия развития компании. На втором этапе компания определяет ключевые факторы успеха. На третьем этапе должны быть определены конкретные мероприятия по реализации стратегии и ключевые показатели эффективности, описывающие степень реализации поставленных целей. Четвертый этап предполагает непосредственную разработку и оценку ССП [4-6].

Для того чтобы разработать систему сбалансированных показателей существует пошаговая методика, хорошо отработанная на многих проектах.

После анализа построенной функциональной модели были определены стратегические цели (табл. 1). Основная цель организации – повысить эффективность деятельности волонтерского центра «По зову сердца».

Для получения хороших результатов на этом этапе были соблюдены правила формулирования целей: цель представлена в виде глагола, стоящего в повелительном наклонении; цель имеет стратегическое значение и конкретна.

Таблица 1 Стратегические цели центра

 

 

Направление	Цели
Финансы	Повысить эффективность деятельности волонтерского центра «По зову сердца»

Волонтеры	Повысить качество обслуживания волонтеров Привлечь новых добровольцев в социальные проекты Обеспечить сохранение клиентской базы
Бизнес-процессы	Обеспечить учет количества часов, отработанных студентами ВУЗа в качестве волонтеров Повышение трудовой дисциплины работников центра
Сотрудники	Повысить квалификацию сотрудников Обеспечить высокую мотивацию участников волонтерского центра

 

В завершение данного этапа были задокументированы цели (табл. 2), включенные в систему сбалансированных показателей. Кроме наименования целей, итоговый документ содержит их развернутые определения, поясняющие смысл формулировок, а также обоснование целей.

Тщательное документирование целей и результатов работы команды было необходимо, для того чтобы зафиксировать достигнутое командой согласие по определению стратегических целей и передать понимание стратегических целей менеджерам среднего звена, которые будут вовлечены в дальнейшую работу по реализации стратегии [7, 8].

Таблица 2 Документирование целей

 

 

Цель	Проекция	Определение цели	Обоснование цели	Исполните ль
Повысить эффективность деятельности волонтерского центра «По зову сердца	Финансы	Достижение  предполагает значительное снижение временных затрат на обработку данных и поиск волонтеров	Достижение     этой цели            должно повысить презентабельность организации	Директора проектов
Повысить качество обслуживания волонтеров	Волонтеры	Достижение цели позволит формировать долгосрочные отношения                           с                           уже имеющимися добровольцами	Достижение     этой цели            должно повысить презентабельность организации	Директора проектов
Привлечь новых добровольцев  в социальные проекты	Волонтеры	Достижение                 цели предполагает увеличение количества новых социальных проектов	Достижение     этой цели            должно повысить презентабельность организации	Директора проектов
Обеспечить сохранение клиентской базы	Волонтеры	Достижение                 цели предполагает снижение временных затрат на обработку, сохранение и получение данных о волонтерах	Автоматизированн ый процесс получения и сохранения данных о волонтерах	Директора проектов

Обеспечить учет количества часов, отработанных студентами	Бизнес      - процессы	Достижение                цели предполагает формирование                                 списка волонтеров с количеством отработанных часов	Автоматизированн ый  процесс  учета количества                      часов, отработанных студентами ВУЗа	Директора проектов
Повышение трудовой дисциплины работников центра	Бизнес      - процессы	Достижение                цели предполагает формирование совокупности     норм      и правил                           поведения работников	Достижение     этой цели                    должно повысить трудовую дисциплину работников	Директора проектов
Повысить квалификацию сотрудников	Сотрудник и	Достижение                цели предполагает формирование курсов     и программ                          повышения квалификации	Достижение     этой цели                    должно повысить квалификацию сотрудников	Директора проектов
Обеспечить высокую мотивацию участников волонтерского центра	Сотрудник и	Достижение                цели возможно     с                     помощью морального стимулирования сотрудников	Достижение     этой цели                    должно повысить мотивацию сотрудников цента	Директора проектов

 

Неотъемлемой частью является разработка анализа решений (табл.3) по достижению целей, которая разрабатывается для осуществления необходимых изменений на наиболее проблемных участках деятельности компании.

Таблица 3 Анализ решений

 

Проекция	Текущее состояние организации	Желаемый результат	цель	Способ осуществления цели
Финансы	Не автоматизиро ван    процесс подачи заявлений	Автоматизированн ый процесс подачи заявлений                           на участие                в мероприятиях	Повысить эффективность деятельности волонтерского центра «По зову сердца	Создание электронной  книжки волонтера                    на                    сайте «СПАСИбо»         для записи                     на мероприятия
Волонтеры	Не автоматизиро ван    процесс получения информации от центра	Автоматизирован процесс получения информации       от центра                  к волонтерам	Повысить качество обслуживания волонтеров	Создание   онлайн    - помощника на сайте «СПАСИбо»
Волонтеры	Добровольцы -      студенты МГТУ	Добровольцы       – жители                    города Магнитогорска	Привлечь   новых добровольцев    в социальные	Создание           сайта волонтерской помощи

			проекты
Волонтеры	База волонтеров в печатном виде	Электронная   база данных волонтеров	Обеспечить сохранение клиентской базы	Создание электронной  книжки волонтера                    на    сайте «СПАСИбо»
Бизнес        - процессы	Нет       учета количества часов, отработанны х студентами ВУЗа	Автоматизированн ый процесс учета количества часов	Обеспечить  учет количества часов, отработанных студентами ВУЗа	формирование списка волонтеров               с количеством отработанных   часов на сайте
Бизнес        - процессы	Средняя дисциплинир ованность сотрудников отдела	Высокая дисциплинированн ость сотрудников отдела	Повышение трудовой дисциплины работников центра	формирование совокупности норм и правил    поведения работников                                  в процессе коллективного труда
Сотрудники	Низкий уровень квалификаци и          новых сотрудников	Низкий      уровень квалификации новых сотрудников центра	Повысить квалификацию сотрудников	Проведение обучения повышения квалификации
Сотрудники	Низкая мотивация участников волонтерског о центра	Высокая мотивация участников волонтерского центра	Обеспечить высокую мотивацию сотрудников	Поощрение сотрудников   центра, индивидуальный подход   к    каждому сотруднику

 

Важным шагом является создание стратегической карты (рис. 1) для определения перспектив, целей и показателей, а также причинно-следственных связей между ними. Стратегическая карта позволяет донести до отдельных подразделений и сотрудников организации их роль в реализации стратегии.

Правильно составленная сбалансированная система должна быть неким комплексом показателей результатов и факторов, способствующих их достижению. Без указания этих факторов невозможно понять, какие были достигнуты итоги. Кроме того, с помощью только показателей невозможно оценить на ранних этапах, насколько успешно осуществляется стратегия компании. И наоборот, такие факторы, как продолжительность временного цикла или процент брака, без показателей результатов могут способствовать достижению кратковременных операционных улучшений, но не отражают их влияние на состояние клиентской базы и соответственно, на финансовые результаты.

Применение стратегическое карты в управлении организации определяет следующие:

·      анализ причинно-следственных зависимостей среди прочих факторов в качестве необходимого условия, а также стратегическое видение в качестве основы выбора направления движения;

·      систематическое обсуждение достижения поставленных в стратегической карте целей, которое может заменить традиционные методы планирования и контроля;

·      единое понимание стратегии;

 ·      содействие налаживания сотрудничества между сотрудниками.

Главной целью развития организации является повышение эффективности деятельности волонтерского центра «По зову сердца». Стратегическая карта показывает, каких промежуточных целей следует достичь для этого. Каждая из целей получает свой набор показателей, которых и следует добиваться в процессе развития.

После выбора решений по устранению недостатков в существующих бизнес- процессах, а также с их совершенствованием и оптимизацией была построена модель (рис.2), в графической среде Visio 2010 [1, 9, 11].


Данная модель показывает нам, что теперь процесс получения заявок от волонтеров автоматизирован. Достигнута основная цель ИТ - проекта – повышение эффективности деятельности волонтерского центра.

Кроме достижения основной цели проекта, волонтерский центр планирует повышение основных показателей за счет работы с сайтом (табл.4) за год по следующим значениям:

·      Повышение количества добровольцев;

 ·      Повышение штата сотрудников;

 ·      Сокращение затрат на сбор информации от волонтеров.

 

Таблица 4 Повышение основных показателей

 

Задача	Фактическое значение	Будущий результат	Пояснение
Повышение количества добровольцев	300 человек	884 человека	Увеличение количества добровольцев на 584 человека (за год).
Повышение   штата сотрудников	9 человек	18 человек	В  случае  увеличения  добровольцев, организация планирует повысить штат сотрудников вдвое
Сокращение временные    затрат на                  сбор информации        от волонтеров   (ФИО, телефон и т.д)	Затраты     на сбор информации около 2 часов в день	Затраты     на сбор информации около 1 часов в день	В случае создания единой электронной базы планируется значительно сократить временные затраты на сбор информации. Теперь на сбор и обработку данных о волонтерах требуется в два раза меньше времени.

 

Среднее число посетителей в рабочий день, при условии проведения мероприятий по продвижению сайта составляет 30-50 человек в день (Число базовых html страниц - 30). По статистике 4-5% от общего числа посетителей становятся будущими добровольцами. Количество человек, привлеченных в волонтерское движение можно просчитать по следующей формуле:

Кол-во привлеченных волонтеров = 40 * 0, 04 * 365 = 584 добровольца можно привлечь с помощью сайта.

В итоге реинжиниринг бизнес-процессов волонтерского центра позволит:

 

·      автоматизировать процесс получения информация от волонтерского центра;

 ·      привлечь новых волонтеров;

 ·      повысить презентабельность организации;

 ·      значительно сократить временные затраты на сбор информации.

·      автоматизировать процесс сбора добровольцев на различные мероприятия и проекта.

Таким образом, был рассмотрен алгоритм разработки системы сбалансированных показателей и проведена оценка результативности и эффективности реализации проекта на основе ССП. Главной целью развития организации является повышение эффективности деятельности волонтерского центра. Стратегическая карта показала, каких промежуточных целей следует достичь для этого.

Список литература

 

 

1.      Матвеев В.А., Конькова Д.С., Комиссарова О.Р., Новикова Т.Б., Мусин Р.Ф. Документооборот при оказании услуг перевозки груза и его графическое отображение на примере нотации eEPS // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 (55). С. 89-94.

2.      Махмутова М.В. Интеграция традиционной и дистанционной технологий обучения в образовательной среде подготовки специалиста в университете / Электротехнические системы и комплексы. 2015. № 1 (26). С. 43-47.

3.      Назарова О.Б., Новикова Т.Б., Петеляк В.Е. К вопросу разработки диаграммы «архитектура системы - ASD» // В сборнике: Современная наука: теоретический и практический взгляд Сборник статей Международной научно-практической конференции. Ответственный редактор: Сукиасян Асатур Альбертович. 2015. С. 75-77.

4.      Назарова О.Б., Ткачук В.К., Новикова Е.Е. Моделирование бизнес-процессов управления социальной защиты населения по учету обращений граждан/О.Б. Назарова, В.К. Ткачук, Е.Е. Новикова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 12 (56). С. 361-366.

5.      Назарова О.Б., Колодкина Е.А. Использование референтной модели процессов для управления качеством телекоммуникационных услуг//Экономика и менеджмент инновационных технологий. -Июнь 2014. -№ 6 . URL:http://ekonomika.snauka.ru/2014/06/5261

6.      Назарова, О.Б. Реализация процессов проекта жизненного цикла системы в соответствии со стандартами ISO/IES 15288:2008 и ISO/IES 12207:2008 //Научные труды SWorld Т. 3/О.Б. Назарова, А.Е. Андрианова. -2010, № 2. -С. 62-66.

7.      Назарова, О.Б., Масленникова, О.Е. Разработка реляционных баз данных с использованием CASE-средства ALL FusionDataModeler: учеб.пособие/О.Б. Назарова, О.Е. Масленникова. -Москва: Изд-во «ФЛИНТА», 2013. -74 с.

8.      Новикова Т.Б., Гусева Т.Ф., Вахрушев В.И., Седнева Д.А., Климов П.А., Иванченко А.Е., Игнатова Т.А. Опыт моделирования диаграмм OD, FTA, VAD, EEPC для

постановки задач управления в социальных и экономических системах // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 1 (57). С. 67-72.

9.      Новикова Т.Б., Скарлыгина Н.В., Игнатова Т.А., Иванченко А.Е. Аналитические аспекты разработки автоматизированной информационной системы по формированию отчётности для отдела мультимедийных обучающих систем // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 2 (58). С. 185-195.

10. Официальная страница волонтерского центра МГТУ «По зову сердца» [Электронный ресурс] Режим доступа: http://vk.com/volunteersmgtu

11. Сапегина В.С., Назарова О.Б. Использование диаграмм OC, EEPC, Исикавы, Дерево узлов, IDEF0, IDEF3 для анализа предметной области «Кредитование физических и юридических лиц»/В.С. Сапегина, О.Б. Назарова//Современные научные исследования и инновации. 2015. № 11 (55). С. 218-228.