04 ноября 2017г.
В современных условиях хозяйствования основой деятельности любой организации является достоверный бухгалтерский учет и достоверная отчетность. Необходимое условие бесперебойной работы организации – достаточное количество материально-производственных запасов (в том числе товаров), основных средств и отсутствие проблем по принятым обязательствам. Самая ответственная операция, позволяющая осуществить контроль сохранности и состояния материальных запасов и оборудования, расчетов по принятым обязательствам – инвентаризация указанных объектов [1].
Рассмотрим порядок проведения и документального оформления инвентаризации товаров в магазинах самообслуживания ООО «Леруа Мерлен Восток»- французской, международной компании, специализирующейся на продаже товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада.
В ООО «Леруа Мерлен Восток» применяется автоматизированная форма учета с использованием программы Orаcle, которую разработала сама организация.
Инвентаризация в магазинах ООО «Леруа Мерлен Восток» проводится один раз в год согласно установленному графику. В целом ответственность за проведения инвентаризации лежит на директоре магазина. Руководителем процесса инвентаризации в магазине является контролер управления, который осуществляет организацию работы и контроль ввода в систему результатов подсчета в ходе инвентаризации. Ежегодная инвентаризация проводится в соответствии с разработанным в ООО «Леруа Мерлен Восток» Положением по проведению инвентаризации. В данном Положении прописаны: время, ответственность, основные этапы проведения инвентаризации, в том числе подробно изложено проведение подготовительного этапа в каждой зоне магазина (отдел, администрация, склад, торговый зал) и корректировки данных. В исследуемой организации проведение инвентаризации состоит из следующих основных этапов:
-подготовка к проведению инвентаризации;
-предварительный подсчет товара;
-инвентаризация;
-корректировка данных первичного подсчета;
-закрытие инвентаризации, подведение итогов;
-анализ результатов инвентаризации.
Наибольший интерес с точки зрения порядка проведения и документального оформления представляет подготовительный этап инвентаризации в магазинах ООО «Леруа Мерлен Восток».
За два месяца до дня проведения инвентаризации в магазине разрабатывается ретропланинг. Ретропланинг
- документ, позволяющий спланировать проведение подготовительных мероприятий с определением ответственных лиц и сроков выполнения. После создания общего ретропланинга проведения инвентаризации магазина в целом, создаются ретропланинги для отделов и отдельных служб магазина (логистика, торговый зал, склад). Данный документ представляет собой таблицу в которой указываются:
· задачи, которые должны быть решены технической поддержкой, всей организацией, зоной магазина, задачи подготовки/проверки, задачи предподсчета, которые необходимы при подготовке к инвентаризации.
Задачи решаются как последовательно, так и параллельно. В виде крестика в таблице указывается начало/конец решения поставленной задачи, в виде стрелочки указываются дни выделенные для решения данной задачи.
· ответственные за решение данных задач (контролер управления; специалист; шеф зоны; руководитель сектора);
· дни недели до инвентаризации.
Руководитель инвентаризации не менее чем за 30 дней до инвентаризации должен лично проверить и утвердить каждый ретропланинг. После утверждения ретропланинга Центральный Офис издает Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации формы ИНВ-22 [2].
Ретропланинг является одним из важных этапов подготовки к проведению инвентаризации, так как при его составлении контролеру управления необходимо учитывать имеющийся объем продукции, количество персонала которого можно привлечь, также рекомендуется учитывать ретропланинги прошлых инвентаризаций, что помогает разработать ретропланинг с минимальными потерями времени.
Осуществление мероприятий, отраженных в ретропланинге начинается за 2 месяца до ночи инвентаризации, что позволяет отделам магазина более тщательно к ней подготовиться. Задачи, решаемые в ходе реализации ретропланинга, никак не отражаются на функционировании магазина, торговля товарами в течение этих двух месяцев продолжается.
После разработки ретропланинга инвентаризации руководители отделов составляют рабочие графики своих сотрудников на месяц, а также списки сотрудников, ответственных за подготовку торговых аллей (отделов) для переучета. На основании графиков полученных от руководителей отдела, руководитель инвентаризации совместно с руководителем службы персонала составляет план распределения персонала по зонам, который передается в отдел персонала не позднее, чем за 4 дня до инвентаризации.
На основании списков и рабочих графиков сотрудников, руководитель службы персонала магазина формирует:
-список сотрудников, работающих в ночь проведения инвентаризации (в виде файла с указанием Ф.И.О, должности, должности при инвентаризации, даты прохождения инвентаризации и подписи сотрудника);
-закрепляет обязанности на инвентаризацию за каждым сотрудником участвующим в инвентаризации (счетчик, сканировщик, шеф аллеи и т.д);
-организовывает движение персонала (обед, перерыв). Руководителю инвентаризации также необходимо определить потребность в технике (весы, сканы); стремянках, стульях; в канцелярских товарах (ручки, ножи, перчатки, бумага, стикеры, скотч). На основании определенной потребности составляется заказ поставщику.
Подготовку к инвентаризации и предварительный подсчет товаров необходимо провести:
-в складской зоне торгового зала (верхние стеллажи);
-в складской зоне приемки товара (логистика);
-в зонах резерва магазина;
-в зоне продаж мелкого, трудоемкого в подсчете товара.
При подготовке к инвентаризации складских зон проверяемому отделу необходимо:
-закрыть в системе выданные заказы (или указать их с соответствующим статусом);
- выдать и закрыть заказы покупателей; не выданные заказы подлежат учету при инвентаризации;
- закрыть отправленные поставщикам возвраты; последняя дата осуществления возврата должна быть отражена в ретропланинге;
- занести не закрытые возвраты в Orаcle (программа отражающая движение товаров) с соответствующим статусом;
-проверить, что все приемки товара закрыты;
-организовать запись поставщиков таким образом, чтобы первый поставщик приезжал в магазин через час после окончания инвентаризации.
При подготовке к инвентаризации торгового сектора действия делятся на:
1) действия сотрудников торговых секторов, выполняемые в процессе повседневной деятельности (контроль движения товаров, сроков годности товаров, контроль штрих-кодов на товаре);
2) действия, которые необходимо выполнять только в рамках подготовки к инвентаризации:
- заказы покупателей должны быть выданы покупателям; не выданные заказы подлежат учету в день инвентаризации;
- мелкоштучные товары (гайки, винты и т.д) взвешиваются и группируются до инвентаризации.
При этом необходимо использовать карточку подготовки отделов, которая составляется в виде Excel файла. В ней указывается дата проведения контроля и отметка о готовности или не готовности. Это помогает сотрудникам избегать стандартных ошибок при подготовке.
Контролер управления (руководитель инвентаризации) на протяжении всего времени подготовки инвентаризации ежедневно контролирует работы и проверяет степень подготовки отделов к инвентаризации согласно ретропланингу. Директор магазина и контролер управления должны отслеживать работу магазина и контролировать неоправданную остановку поступления заказов. Весь товар, поступающий перед инвентаризацией, должен быть максимально вывезен в торговый зал и размещен в зоне продаж.
После этого начинается предварительный подсчет товара в магазине, что необходимо для сокращения сроков проведения инвентаризации. При этом оформляется документ - карточка предподсчета. Перед началом предварительного подсчета необходимо максимально пополнить выкладку в торговый зал с целью минимизации потерь с продаж.
Предподсчет складских зон торгового зала следует начинать не ранее, чем за 12 дней до ночи инвентаризации отдела (в зависимости от товара срок может быть сокращен). Руководитель сектора определяет адреса которые необходимо пересчитать и отражает их в компьютерной системе. Адрес- место, стеллаж, отдел где расположен товар. В одном адресе может быть несколько паллет (тара (в виде доски) на которой расположены товары с разными артикулами). Данные об адресах фиксируются в таких документах как карта адресов, детали адреса.
В документе карта адресов указываются зона или отдел и количество инвентаризируемых адресов (стеллажей, паллет) в этой зоне. Данный документ позволяет установить, к какой зоне принадлежит адрес.
В документе детали адреса указываются наименование адреса, зона в которой находится адрес и в виде таблицы отображаются товары находящиеся в данном адресе с указанием наименования товара, кода, количества, цены и суммы. Этот документ позволяет отобразить информацию о товаре в адресе с целью проверки действительности его нахождения в данном месте.
Во время пересчета товаров сотруднику рекомендуется распаковывать паллету и выписывать маркером на отдельный лист все артикулы которые находятся на паллете (это необходимо для удобства в дальнейшей работе, чтобы облегчить поиск товара). После окончания сканирования и подсчета всех артикулов сотрудник, считавший товар, запаковывает его обратно и на упаковке маркером записывает код товара, который приклеен к самому товару в виде штрих кода. Важно ставить паллету на полку таким образом, чтобы подписанный код был виден с аллеи, в которой расположен товар.
В карточке предподсчета отражаются следующие данные: Ф.И.О. сотрудника, дата, № паллеты, код товара, его наименование и количество. Сотрудник, осуществляющий предподсчет, должен проверить нет ли повторений одного и того же артикула товара. Данные в карточку предподсчета должны вноситься аккуратно и разборчиво. После заполнения карточек предподсчета товара, полученные данные необходимо ввести в общую базу для предоставления информации Центральному Офису.
Руководитель сектора сверяет данные из системы управления товарным запасом (Oracle) с карточкой предподсчета. В случае обнаружения расхождений, данные артикулы необходимо найти и правильно идентифицировать с помощью сканера.
Оригинал карточки предподсчета адреса архивируется у руководителя торгового сектора в специальной папке до даты передачи в бухгалтерию и ввода информации из неё в систему (производится за 1-2 дня до ночи инвентаризации). После этого оригинал карточки предподсчета передается руководителю сектора. Копию карточки руководитель сектора отдает сотруднику для прикрепления её к подсчитанному артикулу. С этого момента снимать товар со склада имеет право только ответственный сотрудник, назначенный руководителем сектора. В этом случае, в карточку предподсчета вносятся соответствующие изменения: товар, изымаемый из артикула, вычеркивается из карточки предподсчета, либо изымаемое количество отнимается от количества ранее подсчитанного. Эти изменения должны обязательно дублироваться в оригинале карточки предподсчета, находящемся в папке руководителя сектора. Руководитель сектора и руководитель инвентаризации на основании карточек предподсчета отслеживают и контролируют процесс предварительного пересчета согласно составленному графику.
Таким образом, вследствие того, что рассматриваемая организация торгует обширным ассортиментом оваров, особенностями проведения инвентаризации являются:
1) длительный и трудоёмкий подготовительный этап, в котором задействовано большое количество сотрудников;
2) составление множества документов, разработанных самой организацией (ретропланинг, карточка предподсчета и др.).
Список литературы
1. Касьянова, Г.Ю. Инвентаризация: бухгалтерская и налоговая / Г.Ю. Касьянова.- М.: АБАК,2015.-272 с.
2. Сапожникова, Н.Г. Бухгалтерский учет: учебник / Н.Г. Сапожникова. - 8- е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2016. - 464 с. - (Бакалавриат).
