ПРОЦЕСС И ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНОЙ АНАЛИЗ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация

В публикации обоснована графическая модель процесса обработки исходящей документации в медицинской организации, текстовое описание модели и функционально-стоимостная оценка (анализ) отдельных этапов процесса.

Любое медицинское учреждение функционирует на основе построения и реализации взаимосвязанных («взаимопроникающих») процессов (1,2,3). В аспекте процессного подхода их принято классифицировать на основные и вспомогательные. К основным в медицинском учреждении относят процессы, связанные с лечением и диагностикой (4). Но ни одна организация не может ограничиться только основными процессами. На реализацию основных процессов направлено значительное число вспомогательных, в число которых включен документооборот. Налаживание документооборота в усложняющихся условиях деятельности учреждений здравоохранения (5) влечет за собой необходимость выстраивания его как процесса.

В число вспомогательных процессов входит организация документооборота. Усложнение процессов в здравоохранении, рост числа контрагентов, контролирующих, финансирующих и проверяющих организаций неизбежно повлекло за собой рост и усложнение документооборота в медицинских организациях

Процесс «Обработка исходящего документа» включает 9 этапов (Рис. 1). Он начинается с составления проекта исходящего документа – этап 1.

Реализация работ осуществляется в соответствии со следующим бизнес правилом: проект подготавливается строго в рамках срока, установленного входящим документом или в соответствии с положениями законодательства Российской Федерации. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает сотрудник, в должностные обязанности которого включены обязанности секретаря (роль «секретарь»). Эту роль могут также выполнять сотрудники из структурных подразделений медицинской организации. По результатам этапа должен быть сформирован проект исходящего документа.

Следующим этапом является проверка правильности оформления документа. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает сотрудник, в должностные обязанности которого включены обязанности документоведа (роль «документовед»). Как правило, сотрудник, наделенный такой ролью, работает в отделе делопроизводства.

После проверки правильности оформления документа проводится согласование документа (этап 3). Выполнение работ на данном этапе обеспечивает «секретарь» и представитель администрации (как правило руководитель медицинской организации).

Если проект исходящего документа согласован следующим этапом будет подписание документа руководителем. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает администрация руководитель МО. По результатам этапа должен быть сформирован исходящий документ, готовый к отправке. В том случае, если проект исходящего документа требует доработки, реализуется этап внесения изменений и повторного согласования документа. Выполнение работ на данном этапе обеспечивают исполнители из структурных подразделений МО.

Следующим этапом после подписания документа руководителем является регистрация документа. По результатам этапа должна быть сформирована запись в журнале регистрации исходящей документации. Выполнение работ на данном этапе обеспечивает «документовед».

После того, как документ зарегистрирован, проводится присвоение исходящего номера документу. Следующий этап - после направление документа в адрес. Завершающим этапом процесса является перемещение и архивирование документа.

Выполнение работ на трех указанных выше этапах обеспечивает «документовед».

Реинжиниринг процесса обработки исходящего документа может осуществляться только в части формирования бумажного документа: он может быть исключен, если в организации утвержден порядок исключительно электронного документооборота.

Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа представлены в таблицах (Таблица 1,Таблица 2)

Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа в разрезе подразделений и должностей*)

Таблица 1

Результаты функционально-стоимостного анализа процесса обработки входящего документа (суммарные)*)

Таблица 2

Целевыми показателями (индикаторами) являются:

·          требования входящих документов исполнены в полном объеме и в установленные сроки;

·          исходящая документация оформляется строго в соответствии с документами, регламентирующими оформление документа;

·          обеспечено надлежащее хранение документации.

Мониторинг (контроль) выполнения процесса осуществляет /отдел делопроизводства, документовед/. Способами контроля являются: отслеживание информации, содержащейся в исходящем документе.

Основными факторами риска невыполнения или несвоевременного выполнения процесса обработки входящего документа являются:

·          невыполнение и (или) несвоевременное выполнение требований вышестоящей организации;

·          несвоевременные ответы на запросы следственных органов;

·          оформление исходящего документа содержит недостоверную информацию.

Их устранению (снижению интенсивности) способствуют следующие действия: строгий контроль за сроками и качеством исполнения документа, особенно на этапе согласования содержания документа.

Список литературы

1.        Берсенева Е.А., Беркович В.Б. Актуальность создания и внедрения медицинских информацинных систем. // Здравоохранение. – 2003. - № 3. – С.71-75.

2.        Берсенева Е.А. Информационные системы в управлении лечебно-профилактическим учреждением // Врач и информационные технологии. – 2006. - № 4. – С.75-76.

3.        Берсенева Е.А., Лалабекова М.В., Черкасов С.Н., Мешков Д.О. Актуальные вопросы создания автоматизированной системы расчета объемов первичной медико-санитарной помощи в Тверской области. // Вестник современной клинической медицины. – 2016. – Том 9. – Выпуск 4. – С. 15-20.

4.        Иванов А.И., Сударев И.В., Никифоров С.А., Гандель В.Г. Процессный подход при оказании медицинской помощи//Ремедиум. - №10. – 2010. – с,51-54 (URL: http://remedium- journal.ru/arhiv/detail.php?ID=39599&num=%B910&sec_id=4482; дата обращения – 02.11.2018).

5.        Чернышев В.М., Степанов В.В., Садовой М.А., Зулин Я.В., Щепина Е.Ю. Делопроизводство в учреждениях здравоохранения. - НГМУ, Новосибирск. - 2009. – 128 с. (URL: http://www.somc- nsk.ru/Documents/books/10.pdf; дата обращения – 02.11.2018).