03 февраля 2018г.
При внедрении в компании принципов процессного управления возникает потребность в регламентации деятельности, осуществляемой в рамках отдельных процессов. На первый взгляд проблем с этим возникнуть не должно, на деле же разработчики нормативных документов по незнанию и неопытности совершают одну и ту же ошибку – сначала разрабатывают регламент на процесс, а затем вписывают его в структуру процессной модели.
Казалось бы, что здесь не верно, ведь задача состоит именно в этом? Да, конечным результатом этой деятельности будет регламент, но он должен быть привязан к реестру процессов компании, и при этом должны быть соблюдены границы со смежными процессами, что невозможно без создания модели процесса. Поэтому для уменьшения числа вносимых корректировок нужно учесть данное обстоятельство еще до разработки нормативного документа [4].
Для четкой работы по регламентации необходимо понимать, что первично: процесс, модель процесса или регламент на него. Для этого дадим определения этим понятиям.
Процесс в данном случае рассматривается как элемент в реестре процессов компании, т.е. деятельность, выделенная в компании как регулярная и необходимая для выпуска конечного продукта, имеющая уникальный идентификатор, наименование и лицо, ответственное за ее результат. Подобный реестр – это то, с чего должна начинаться процессная модель компании [2, 1].
Модель процесса – это графическое отражение логики протекания определенного процесса. Соединенные воедино бизнес-процессы образуют карту деятельности компании, которая показывает взаимосвязь всех процессов реестра между собой. Разработка и ведение такой карты, как единой системы, позволяет:
• создавать комплексные модели бизнес-процессов, организационной структуры;
• создавать документы, вести реестры целей, рисков и показателей эффективности деятельности;
• четко определять зоны перехода ответственности между исполнителями процессов и ответственными за процесс;
• выполнять имитационное моделирование бизнес-процессов с целью поиска направлений их оптимизации;
• разрабатывать технические задания для автоматизации бизнес-процессов [3].
Регламент процесса – это внутренний нормативный документ организации, используемый в работе участниками процесса, как сценарий выполнения их трудовой деятельности. Регламент по сути своей является развёрнутым описанием процесса, которое должно включать в себя:
• наименование бизнес-процесса и код бизнес-процесса;
• цель бизнес-процесса;
• владельца бизнес-процесса, отвечающего результаты процесса;
• операции процесса;
• участников бизнес-процесса;
• входы бизнес-процесса;
• выходы бизнес-процесса;
• смежные бизнес процессы, являющиеся источниками входов и выходов;
• измеряемые параметры процесса;
• KPI процесса [2, 1].
Создание нормативного документа позволяет отслеживать изменения в ходе процессов посредством его версионного обновления и доведения изменений до участников.
Соответственно получается некая иерархия данных сущностей (рис. 1)
В соответствии с данной иерархией и во избежание внесения существенных доработок регламента можно рекомендовать следующую последовательность этапов его разработки (рис.2).
1. Определение процесса в соответствии с реестром бизенс-процессов;
2. Создание модели процесса;
3. Разработка регламентирующего документа на основании модели процесса.
Следуя этому алгоритму, последовательность действий по регламентации будет следующей.
При возникновении необходимости описания какой-либо деятельности в формате регламента нужно понять, к какому процессу реестра она относится, и кто будет отвечать за результат данной деятельности. После этого необходимо создать графическую модель – алгоритм, по которому осуществляется эта деятельность. Данная модель должна быть четко связана с организационной структурой компании с целью закрепления различного рода деятельности за ее участниками, а также с другими процессами из реестра, такими как процессы -поставщики и процессы-потребители, что необходимо для определения границ зон ответственности. И только после этого, понимая для кого и зачем осуществляется деятельность, можно разрабатывать на нее регламент. В противном случае, затратив много сил и времени на разработку регламента, на этапе вписывания его в структуру процессной модели, может оказаться,
что в нем (регламенте) нет никакой необходимости.
Список литературы
1. Павлов А.Ю. Управление бизнес-процессами на разных этапах развития современного предприятия // Инженерный вестник Дона [Электронный ресурс] ― Электронный научный журнал – 2012. – Режим доступа: http://ivdon.ru/magazine/archive/n2y2012/777/
2. Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPMCBOK 3.0/ Под ред. А.А. Белайчука, В.Г. Едифёрова; Пер. с англ. – М.: Альпина Паблишер, 2016 – 480с.
3. Селиверстова П.О., Точилкина Т.Е. BPM – управление бизнес-процессами в современных организациях. Сборник статей Международной научно-практической конференции «Наука третьего тысячелетия» – Уфа: Аэтерна, 2014. – с.68-84
4. Смирнов Н. От описания до управления // Директор ИС [Электронный ресурс] – Электронный журнал – 2009. – Режим доступа: http://www.osp.ru/cio/2009/05/7705311/
