В последние годы отмечается серьезное возрастание значимости закупок в деятельности предприятий, государственных учреждений и организаций. Процесс закупок из канцелярской и рутинной задачи превратился в важнейшее стратегическое направление работы организации на принципах партнерских взаимоотношений.

    Подобная тенденция формируется под воздействием ряда следующих факторов:

-   постоянный рост затрат на приобретаемые товарно-материальные ценности;

-   увеличение номенклатуры закупаемых товаров, продукции и услуг;

-   возрастание доли потенциальных поставщиков на рынке;

-   изменение законодательства, регулирующего деятельность предприятий и организаций в сфере закупок для государственных нужд;

-     ориентация на установление длительных взаимоотношений с поставщиками на основе доверия и сложившейся репутации.

   Любой государственный вуз представляет собой крупную организацию с многоуровневой структурой управления, в которую входят такие подразделения, как факультеты и кафедры, научные лаборатории и исследовательские центры, административные отделы, библиотека, службы информационного обеспечения, общежития, буфеты и столовые, а также отдельные здания и корпусы.

   Большое количество видов деятельности, широкий перечень возможных потребностей в товарах, работах и услугах, наличие комплексной инфраструктуры приводит к необходимости применения системного подхода к управлению университетом.

    Рязанский государственный радиотехнический университет является федеральным государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования, подведомственным Министерству образования и науки Российской Федерации. Одним из инструментов управления университетом, эффективно функционирующим в вузе с 2005 года, является система менеджмента качества (СМК) на основе требований стандартов ISO 9000.

   Система менеджмента качества представляет собой часть общей системы управления организацией на основе взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности и нацелена на осуществление политики и целей организации с помощью планирования, управления, обеспечения и улучшения качества. Ключевым принципом, положенным в основу методологии СМК, является процессный подход.

   В чем заключаются преимущества процессного подхода к управлению вузом?

     Во-первых, улучшается координация действий структурных подразделений в рамках процесса. Во-вторых, происходит устранение барьеров между подразделениями университета. В-третьих, появляется прозрачность действий по достижению результата. В-четвертых, повышается результативность и эффективность работы вуза. И, наконец, люди начинают активно выявлять возможности для целенаправленного улучшения процессов и чувствуют вовлеченность в работу.

    Однако на практике наблюдаются следующие факторы, которые препятствуют эффективному внедрению процессного подхода в вузе:

-   недостаточное понимание процессного подхода как идеологии со стороны руководства всех уровней;

-   желание преподавателей сотрудников работать «по старинке»;

-   «бумажное» внедрение процессного подхода;

-     недостаточная квалификация  исполнителей на местах, что приводит  к дополнительным ошибкам и задержкам в реализации процесса при переходе от одного этапа к другому;

-    неготовность к переменам в структуре управления вузом.

    Процесс управления закупками является одним из процессов, охватывающих все сферы деятельности и структурные подразделения университета. В общем виде процесс государственных закупок в вузе можно представить так, как показано на Рисунке 1.

Рис.1. Общий вид процесса государственных закупок в университете

 

   Как видно из рисунка, данный процесс начинается с выявления потребности структурных подразделений и анализа предложений на рынке. Любая кафедра или отдел, научная лаборатория или факультет имеют собственные пожелания: от мебели и оргтехники до приобретения уникального научного оборудования, оплаты услуг, взносов и т.д. Также необходимо учитывать, требования законодательства РФ, требования учредителя в лице в Министерства образования и науки Российской Федерации, а также требования внутренних нормативных документов вуза.

   Поскольку процесс управления закупок затрагивает все уровни управления вузом (от высшего руководства до материально ответственно лица структурного подразделения), необходима детальная проработка этапов процесса и установление показателей эффективности, поиск «узких мест» для дальнейшего улучшения процесса. В этих условиях университет добьется чѐткого взаимодействия всех участников процесса, что приведет к росту удовлетворенности как внешних, так и внутренних заинтересованных сторон.

Рис.2. Алгоритм процесса управления закупками

   Общий алгоритм процесс управления закупками представлен на Рисунке 2. На первом этапе происходит формирование заявки на закупку в структурном подразделении вуза. Далее происходит согласование заявки с ректором или с соответствующим проректором по направлению деятельности, после чего финансово- экономическое управление определяет источники финансирования, и заявка утверждается ректором. На следующем этапе осуществляется выбор способа осуществления закупки (конкурс, аукцион, запрос цен, запрос предложений) в соответствии с 44-ФЗ), и начинается работа комиссии по осуществлению закупок. После определения комиссией победителя заключается договор на поставку продукции, выполнение работ или оказание услуг, производится контроль исполнения договора и оплата поставки. Структурное подразделение, которое выступало заявителем на закупку, осуществляет взаимодействие со складом для получения товаров, после чего материально ответственное лицо оформляет отчетные документы для сдачи в бухгалтерию университета.

    Таким образом, мы рассмотрели процесс управления государственными закупками вуза в обобщенном виде. Разумеется, для качественной проработки, и внедрения данного процесса в деятельность университета требуется более полная детализация с использованием различных методологий описания процессов. Уровень детализации определяется исходя из потребностей университета, и главной целью в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001:2011 является нахождение процесса в управляемых условиях.

     Применение процессного подхода к управлению государственными закупками позволит чётко видеть и отслеживать этапы данного процесса на всех уровнях управлениям вузом, оценивать эффективность реализации процесса на основе ключевых показателей, что приведет к прозрачности и возможности улучшения процесса на основе системного подхода.