04 ноября 2017г.
Аннотация: Статья посвящена анализу систем коллективной работы. Исследованы основные функции и назначение основных элементов подобных систем, определены тенденции развития. Разработан план действий для выбора подходящей системы коллективной работы.
Ключевые слова: КОЛЛЕКТИВНАЯ РАБОТА, СИСТЕМЫ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ, ДОСТУП К ОБЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ, КОММУНИКАЦИЯ, ПОДДЕРЖКА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ
В условиях постоянного роста информации и потребностей общества максимально большую прибыль от деятельности предприятия можно получить только при эффективной организации коллективной работы. Кроме таких основных факторов, как грамотное руководство, большой опыт сотрудников и психологическая совместимость в коллективе, на эффективность совместной деятельности влияет выбор системы коллективной работы. Применение подобной системы означает создание единого информационного пространства, в которое будут вовлечены все сотрудники предприятия [1]. Следовательно, нахождение или же создание наиболее подходящей и наименее затратной системы коллективной работы есть сложная и актуальная задача. Для правильного выбора необходимо разобраться в том, какие функции могут выполняться данными системами, из каких элементов может состоять система.
Система коллективной работы – это программное обеспечение, которое улучшает совместную работу в компаниях разного размера и разной области деятельности, а также в территориально распределенных подразделениях компаний. Данное программное обеспечение реализуется в локальных или распределенных сетях. В составе таких систем множество элементов, которые рассмотрены ниже.
Электронная почта – это самый распространенный элемент систем групповой работы. Почта используется для обмена электронными сообщениями и файлами, которые вложены в эти сообщения. В электронной почте можно настроить фильтрацию сообщений, благодаря чему можно обеспечить получение только самых важных писем и быстрое нахождение информации для принятия решений в компании.
Как разновидность электронной почты существуют форумы и чаты. В них беседы создаются и систематизируются по темам модераторами.
Средства проведения конференций позволяют проводить совещания с территориально удаленными сотрудниками в режиме реального времени. Для проведения конференции можно использовать не только компьютеры, но также мобильные устройства и различные средства мультимедиа. Также возможно проведение телеконференций, которые подразумевают нахождение групп взаимодействующих сотрудников в специально оборудованных помещениях. В таких помещениях есть экран общего пользования и канал связи, соединяющий компьютеры пользователей. Выходит, что каждый участник телеконференции видит общую область, где представлена информация для всех, а также свою личную рабочую область, где открыто окно индивидуального программного приложения.
Средства коллективного оформления документации позволяет любому сотруднику совместно с коллегами вносить изменения в любом документе компании. Чтобы реализовать возможность коллективного оформления документации, необходим файловый сервер с базой данных, который будет соединен с компьютерами сотрудников по сети. Важно, чтобы система определяла место расположения документов и их пути перемещения, осуществляла контроль актуальности и целостности документов, а также контролировала правильность заполнения документов, требующих утверждения со стороны руководителя. Целостность и совместное использование данных осуществляется благодаря системе управления базами данных для рабочих групп.
Средства планирования деятельности помогают грамотно составить расписание коллектива в течение дня, недели, месяца и более долгих сроков, что сводит к минимуму разного рода накладки. Сотрудник, ориентируясь в персональном и групповом расписании, может проконтролировать сроки исполнения требуемых работ.
Системы для поддержки коллективного принятия решения предполагают, что по сети соединены компьютеры сотрудников и экран общего пользования для отображения вводимой информации. Коллективное использование этой информации помогает принять решение по неструктурированным вопросам. Также системы принятия решений предоставляют возможность анонимно предлагать идеи, проводить голосование, ранжировать предлагаемые альтернативные решения.
Системы коллективной работы различаются по выполняемым основным функциям. Возможности данных систем: во-первых, поддерживать подготовку и принятие решений, во-вторых, управлять процессами совместной работы, задачами и контактами организации, в-третьих, управлять коммуникациями, в-четвертых, обеспечивать сбор, обработку, поиск и совместное пользование общей информацией, в-пятых, обеспечивать получение и формирование знаний. Следовательно, в системах коллективной работы разного назначения выделяются разные основные элементы. Так, например, основные элементы системы для управления коммуникациями – электронная почта, средства проведения конференций, форумы и чаты, а в системах для обеспечения процесса пользования общей информацией главными элементами являются системы управления базами данных для рабочих групп, средства планирования деятельности, средства коллективного оформления документации.
Системы групповой работы могут быть коммерческими или с открытой лицензией. Коммерческие системы (Lotus Domino, Microsoft Exchange, Novell GroupWise) имеют высокую стоимость, их использование рационально только в крупных фирмах. А системы с открытой лицензией (Zimbra Collaboration Suite) стоят гораздо меньше, причем стоимость не определяется количеством рабочих мест. Такое преимущество неизбежно сопровождается недостатками, основные из которых – нехватка части функциональных возможностей, имеющихся у коммерческих продуктов, и сложность интеграции с офисными программами [3].
В настоящее время замечаются следующие тенденции развития систем коллективной работы. Во- первых, стремление к созданию все более тесной связи систем групповой работы и Интернет-технологий. Это связь позволит упростить установку программ коллективной деятельности и позволит обойти любые ограничения брандмауэров. Во-вторых, стремление к использованию новых синхронных технологий в системах коллективной работы. Применение синхронной технологии позволит в режиме реального времени выполнять совместную работу большего количества пользователей и видеть вносимые изменения всем пользователям одновременно. В-третьих, стремление к появлению систем для коллективов больших размеров. Такие системы будут направлены на обмен данными не только между сотрудниками предприятия, но и с клиентами и поставщиками, что позволит управлять всей деятельностью предприятия. В-четвертых, стремление к созданию систем коллективной работы как средства управления знаниями. Техника управления знаниями подразумевает управление базами данных, что позволит осуществлять более быстрый поиск необходимой информации во всех имеющихся базах, так как будет проиндексирован весь текст всех сообщений, документов и задач в системе коллективной работы [2].
Таким образом, чтобы совершить верный выбор системы коллективной работы, необходимо совершить следующие действия. Требуется определить основную функцию, которую будет выполнять система. Это сузит круг поиска необходимого программного обеспечения. Далее в системах выбранного назначения следует обратить внимание на то, как реализованы требуемые элементы системы. Следующим шагом определить, внедрение какой системы коллективной работы принесет большую выгоду компании: готовое коммерческое программное обеспечение, готовое программное обеспечение с открытой лицензией или разработанная специально для организации система.
Каждая компания, следуя данной последовательности действий, совершит правильный для себя выбор системы коллективной работы. Применение системы решит целый ряд задач: ускорится обмен данными между сотрудниками, уменьшатся денежные затраты на командировки и переговоры с сотрудниками удаленных подразделений, уменьшатся затраты времени на нахождение нужной информации и решение общей задачи. Данные преимущества и тенденции в развитии систем коллективной работы определяют настоящее и будущее значение данных систем для успешной деятельности любого предприятия.
Список литературы
1. Буханцев А.С. Информационное обеспечение в управлении предприятием / А.С. Буханцев. – Изд- во: Юнити-Дана, 2007.
2. Острейковский В.А. Автоматизированные информационные системы в экономике / В.А. Острейковский. – М.: Приор, 2000. – 165 с.
3. Островская Н., Булавин П. Системы для организации групповой работы технологии GroupWare / Н. Островская. – М.: Приор, 2000.
