13 января 2016г.
Автоматизация бухгалтерского учета – процесс важный и необходимый, но какова изнанка этого процесса представляет далеко не каждый руководитель, принявший решение сменить технологию управления бизнес- процессами на более совершенную.
Проблемы механизации, а затем и автоматизации учетного процесса исследовались в разные времена разными учеными и практиками: И.В. Вороновой, Э.К. Гильде, В.Н. Давыдовым, В.А. Ерофеевой, В.Б. Ивашкевичем, В.И. Исаковым, Т.А. Краевой, Б.И. Орловым, В.И. Подольским, В.С. Рожновым, Р.С. Рашитовым, Я.В. Соколовым, Э.А. Умновой, Д.В. Чистовым, Н.Г. Чумаченко, Е.Л. Шуремовым и др. Все они в своих трудах отмечали положительный эффект от использования новых информационных технологий в организации учетного процесса и, безусловно, он есть:
1. Снижение трудоемкости учетного процесса при одновременном росте аналитичности учета. В условиях использования автоматизированных технологий открываются неограниченные возможности получения аналитической информации за любой период времени в любой степени детализации.
2. Повышение оперативности получения выходной информации в любых аналитических разрезах по первому запросу пользователей.
3. Унифицированный способ обобщения учетной информации. В условиях автоматизированной технологии обработки данных счет является единственным и достаточным регистром для обобщения учетной информации.
4. Возможность параллельного ведения нескольких видов учета (финансового, управленческого, налогового) в нескольких стандартах и одновременно в нескольких хозяйствующих субъектах с созданием либо единой, либо разделенной информационной базы.
5. Повышение достоверности учетных данных. При обработке и обобщении учетной информации исключены арифметические ошибки, так как все вычисления выполняются на основе встроенных алгоритмов [1].
6. Неограниченные возможности в создании форм первичной учетной документации и внутрифирменной отчетности.
Цель данной статьи - раскрыть недостатки такого технологического решения.
Предпримем попытку систематизации всех минусов и проблем на пути внедрения и использования автоматизированных технологий в бухгалтерском учете.
Во-первых, возникает зависимость от бесперебойной работы технических средств, обеспечивающих автоматизированную обработку учетных данных. Страшно представить ситуацию, когда проделана масштабная работа по составлению финансовой отчетности, все показатели сведены, электронная отчетность ждет своей отправки в налоговую инспекцию и в этот момент компьютер дает сбой в работе. Последствия такого чрезвычайного обстоятельства могут быть весьма плачевны – начиная с нарушения сроков представления отчетности фискальным органам до безвозвратной потери всех данных. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования. В этой связи очень важно чтобы автоматизированная система была надежна с технической точки зрения, т.е. защищена от случайных сбоев и в некоторых случаях от умышленной порчи данных. Важно, чтобы после сбоя поврежденную базу данных можно было легко восстановить и возобновить работу системы в кратчайшие сроки без ущерба для предприятия [2].
Во-вторых, формируется стойкое заблуждение, что автоматизированная система может всё сделать за бухгалтера и тем самым практически полностью заменить его. Наличие во многих программных продуктах возможности «встраивания» бухгалтерских знаний в систему на этапе настройки её параметров и конфигураций наводит на мысль о ненужности бухгалтера как субъекта управления, а его функционал сводится только к работе в качестве оператора-регистратора фактов хозяйственной жизни. Пожалуй, это самое серьезное заблуждение, последствия которого весьма определенны. Зачастую, считая, что автоматизированная система сделает всё и без особого вмешательства бухгалтера, последний утрачивает контроль над учетным процессом, что неизбежно приведёт к хаосу в работе бухгалтерской службы.
В-третьих, уменьшение роли персонала в непосредственном управлении процессами компании и разграничение доступа к информационной базе, когда часть процессов скрыта от сотрудников, может вызывать ошибки в работе предприятия. Сокращение бухгалтерских служащих влечет за собой перераспределение должностных обязанностей с перекладыванием части функций на специалистов смежных звеньев управления, непосредственно выполняющих подлежащие учёту операции. Это снижает эффективность бизнес-процессов, требует дополнительных временных и финансовых трат на переподготовку и обучение персонала, а также приспособления интерфейсов для работы с неопытными пользователями.
В-четвертых, снижается уровень компетентности на фоне того, что наибольший удельный вес учетных процедур выполняет автоматизированная система. Вследствие этого теряется системное представление о бухгалтерском учете как упорядоченном процессе сбора, регистрации и обобщении данных.
В-пятых, возникает информационно-технологическая зависимость от разработчиков автоматизированной системы в обеспечении её актуальности нормативному законодательству и требованиям пользователей в решении специфических нетиповых учетных задач. Любая автоматизированная система является носителем определенной методологии учета. Поэтому фирма- разработчик должна разъяснять пользователям общую концепцию построения автоматизированной системы, а также особенности её применения для отражения тех или иных фактов хозяйственной деятельности. Кроме того в ходе адаптационного периода организации особо нуждаются в информационной поддержке разработчиков системы так как начинающим пользователям системы необходимо получение начальных навыков по работе с программой, а более опытным - совершенствование знаний по возможностям её эффективного применения.
В-шестых, ставится под удар конфиденциальность информации в условиях организации электронного документооборота. Для дополнительной защиты информации в этой ситуации необходимо использовать локальные сервера, шифрование и ограничение доступа. Хранение данных в единой базе делает уязвимой информационную систему, повышает риски, связанные с нарушением информационной безопасности. В этой ситуации к уровню подготовки бухгалтера, осуществляющего ведение бухгалтерского учета в автоматизированных системах, предъявляются повышенные требования: умение работать с сертификатами безопасности, электронной цифровой подписью, авторизацией [3].
В-седьмых, существует опасность переноса ошибок из ручного варианта ведения учетного процесса в автоматизированный в ситуации отсутствия диагностических процедур по оценке учетной системы на этапе внедрения программы. В условиях использования современных информационных технологий все учетные процессы ускоряются, что приводит к ещё большему усугублению тех ошибок, которые имели место в прежней учетной системе, и всё это, в конечном итоге, вызывает всеобщий коллапс.
В-седьмых, снижается производительность труда вследствие одновременного изменения бизнес- процессов, интерфейсов, документооборота и полномочий сотрудников при вводе автоматизированной системы в эксплуатацию. Пока новые процессы не будут отлажены, а персонал не адаптируется к новым условиям работы, будет иметь место период спада в интенсивности учетных процедур (в среднем, период спада длится около 6 месяцев).
В-восьмых, несовпадение ожиданий пользователя и возможностей автоматизированной системы, обнаруженное уже на этапе её адаптации. Эта непростая ситуация может возникнуть если на этапе приобретения нечётко или неправильно сформулированы критерии выбора программного обеспечения и формализован круг учетных задач, подлежащих решению в условиях использования автоматизированных технологий.
В заключении отметим, что в процессе автоматизации бухгалтерского учета, безусловно, больше плюсов, нежели минусов, но игнорировать их наличие тоже нельзя иначе это в определенной степени может стать проблемой в организации учетного процесса. Возникающие трудности, хоть и неизбежны, но являются временными. Большая их часть обусловлена несовершенством финансовой и информационной баз, а так же неподготовленностью кадрового состава к новым методам работы. Для успешной реализации процесса автоматизации бухгалтерского учета важно продумать все эти проблемы на стадии подготовки проекта внедрения и быть готовыми к их разрешению на первых стадиях адаптации системы.
Список литературы
1. Шуремов, Е.Л., Умнова, Э.А., Воропаева, Т.В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита / Е.Л. Шуремов. М.: Перспектива, 2005.
2. Лепшокова, А Эффективная автоматизация бухгалтерского учета / А. Лепшокова [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.i-ias.ru/publikacia/efectivnaia_automatizacia.html (дата обращения 23.10.2015).
3. Слободняк, И.А., Пискунов, И.В. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета / И.А. Слободняк, И.В. Пискунов // Международный бухгалтерский учет. – 2014. – № 1. – С. 16–23.
