03 августа 2017г.
Согласно терминологическому стандарту, под управлением документами понимается «деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.» [4] Политика управления документами является неотъемлемой частью общегосударственной социально-экономической политики. На протяжении исторического развития российской государственности процессы трансформации системы государственного управления неизбежно сопровождались изменениями технологии управления документами. Это связано с тем, что любое управленческое решение, отражающее содержание управленческого процесса, фиксируется в документах. Документ является носителем информация, которая в современном обществе стала полноценным ресурсом.
Государственное регулирование процессов управления документами осуществляется на уровне федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, органов исполнительной власти муниципальных районов, органов местного самоуправления, государственных учреждений. Организации, предприятия и учреждения частного сектора экономики разрабатывают локальные политики и стратегии управления документами. Ситуация осложняется тем, что на общегосударственном уровне отсутствует единый закон, который бы регламентировал все аспекты управления документами в организациях.
На сегодняшний день процессы управления документами регламентированы совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, в которых содержатся отдельные положения, регламентирующие технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты.
По мнению Кузнецовой Т.В., «знание и применение законодательно-правовых и нормативно- методических актов, в которых отражены требования к документированию и работе с документами является одним из важнейших условий работы службы документационного обеспечения управления на уровне современных требований.» [3]
Документом, имеющим наивысшую юридическую силу, является Конституция Российской Федерации. В соответствии с Конституцией РФ необходимо обеспечивать «соблюдение прав граждан на информацию, её открытость и доступность, получение гражданами и организациями информации о деятельности органов законодательной и исполнительной власти и другой информации, представляющей общественный и личный интерес, а также содействовать движению информации в обществе и развитию информатизации.» [2]
Федеральные органы исполнительной власти и государственные учреждения, исполняющие государственные функции и предоставляющие государственные услуги используют при оформлении документов государственную символику. Описание Государственного герба РФ, способы и порядок его воспроизведения и использования содержатся в следующих нормативно-правовых документах:
1. Федеральный конституционный закон «О государственном гербе Российской Федерации» [8]
2. Постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» [5]
3. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» [1]
На законодательном уровне установлено использование государственного и национального языков в документах организаций всех форм собственности на территории РФ. В соответствии с законом «О языках народов Российской Федерации» в органах государственной, власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. [9]
Для работников сферы делопроизводства, занимающихся оформлением документов для отправки важно указание на язык официальной переписки. В соответствии с Федеральным законом «О государственном языке Российской Федерации» «официальная переписка и другие формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации». [12]
Вопросы документирования и работы с документами нашли отражение в ряде законов, указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установлено единообразие в постановке делопроизводства. Согласно закону «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.» [14]
Определение понятия «документ» дано в Федеральном законе «Об обязательном экземпляре документов». [10] В статье 1 сказано, что документ – это «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.» [10]
В разделе 6 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» подробно описан порядок исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах Президента РФ, председателя и заместителей Правительства РФ. [6]
«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» устанавливает общие правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Согласно п. 2.38, «правила организации работы с документами в федеральном органе исполнительной власти определяются регламентом федерального органа исполнительной власти и инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.» [7]
Вопросы организации и документирования работы с обращениями граждан изложены в следующих документах:
1. Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [11]
2. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» [13]
3. «Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [7]
Широкое распространение средств электронной техники в самых разных областях деятельности, в том числе в обмене информацией, привело к необходимости законодательной регламентации порядка использования электронных документов. Все больше организаций используют электронную цифровую подпись. Для них представляет интерес Федеральный закон «Об электронной подписи». [15] Он расширяет сферу использования и допустимые виды электронной подписи.
В статье Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирующей документирование информации, говорится, что «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно, если иным нормативным актом не предусмотрена обязательность бумажного носителя.» [14]
Таким образом, четкая регламентация работы с документами, распространение единых правил управления документами в государственном и частном секторе экономики будет способствовать развитию единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
Список литературы
1. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
2. Конституция Российской Федерации (принята 12.12.1993)
3. Кузнецова Т.В. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 13-16.
4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
5. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ»
6. Постановление Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»
7. Постановление Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»
8. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»
9. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-I «О языках народов Российской Федерации»
10. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»
11. Федеральный закон от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»
12. Федеральный закон от 01 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
13. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»
14. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
15. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
