01 января 2016г.
Аннотация. Хранение является одной из основных операций, осуществляемых над информацией, и главным способом обеспечения ее доступности в течение определенного промежутка времени. Основное содержание процесса хранения и накопления информации состоит в создании, записи, пополнении и поддержании информационных массивов и баз данных в активном состоянии.
Ключевые слова: документирование, информация, электронные документы, хранение.
Abstract. Storage is one of the main transactions carried out over the information, and the main way of ensuring its accessibility within a certain period of time. The main content of the process of storage and accumulation of information is to create, record, completing and maintaining information files and databases in the active state.
Key words: documentation, information, electronic documents, storage.
Деятельность любой организации непременно сопровождается сбором, обработкой, накоплением и хранением информации, при этом информация фиксируется в документах. В соответствии с ГОСТ Р 51141 -98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [1] .
Необходимость фиксировать информацию появилась еще в древности, и, естественно, менялись способы фиксирования информации и носители. Способы фиксирования и передачи информации постоянно видоизменялись во времени – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, лазерной и компьютерной техники. Запись информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами называется документированием, это процесс создания и оформления документов [4].
Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149 – ФЗ установлено, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических и юридических лиц, а также государства, защищаются законом наряду с другими ресурсами. Закон определяет правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, а именно: порядок документирования информации и правовой защиты, право собственности на отдельные документы и категории информации по уровню доступа к ней [3].
ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию и стандартизацию делопроизводства[3].
Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать документы – носители оперативной информации и документы – носители ретроспективной информации. Эффективность хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения [5].
В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1].
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в итоге – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними [6].
Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух.
Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их учет и хранение, а также быстрый поиск. Порядок расположения документов в архивохранилище определяется планом их размещения. Все помещения ар хива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. Каждое первичное средство хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Обеспечение сохранности архивных документов – одно из главных направлений работы архивистов [7].
Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:
–обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;
–обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;
–обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человекочитаемом» виде.
Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.
При выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители [4].
В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию. Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов [5].
В краткосрочной перспективе (5– 10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы, причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками [6].
Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации – пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.
При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа [7].
Список литературы
1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 -ст)
3. Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149 - ФЗ
4. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству Издательство «Март», 2006 г.
5. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / М.: ИНФРА -М, 1998 г. - 575 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). – М., 2007 г.
7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно -практическое пособие. – М., 2006 г.
8. Сергиенко Е. Г., Атанасова А. С. в сборнике: информационные системы и технологии как фактор развития экономики региона 2013. С. 144–146
