РОЛЬ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

    Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления - это сбор, обработка и передача информации. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необ ходимым реквизитом, становится документом. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри организации, так и с другими организациями и нередко  являются письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

    Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и  целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

     Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о  рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее  в пространстве и во времени является документ, а  деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

     Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы  обычно документируются. Работа  с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка - имеет свои особенности и правила работы с ними.

     Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в докум ентах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним у хо дит в среднем до 60% времени.

   Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи  планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления , кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протокола х; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – акта х; производственно-хо зяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке.

     Многие виды управленческих документов предприятие обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексны х документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

     Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

     Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо пло хо либо не ведется вообще.

     Таким образом,  знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться р иском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

     В наше время динамичных перемен в хозяйственной и социальной жизни общества актуален вопрос автоматизации документирования, в этих целях в программе информатизации в качестве одной из основных целей указано создание информационной системы, обеспечивающей автоматизацию документооборота. Следует также иметь в виду, что с внедрением данной системы на предприятии, а также использованием локальных сетей, за процессом оборота одних и тех же документов могут отвечать несколько работников: фактически работающие с бумажными документами и работающие с этой же информацией в сети.

     Установление порядка движения документов, или управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей,  создание информационно- поисковыхсистем по документам организации, контроль их исполнения.

     При использовании в организации  автоматизированной системы документационного обеспечения управления (А СДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необхо димости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой те хно логии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

     Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

     К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников, имеющих дело с документами.

Список  литературы

1.           Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Гардарики, 2004

2.           Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1

3.           В.А.Кудряев. Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.:  ИНФРА-М, 2002

4.           Циклические   колебания   как  неотъемлемая  закономерность  развития   экономической  конъюнктуры, Сергиенко Е.Г., Атанасова А.С.