04 января 2016г.
В последние годы отмечается серьезное возрастание значимости закупок в деятельности предприятий, государственных учреждений и организаций. Процесс закупок из канцелярской и рутинной задачи превратился в важнейшее стратегическое направление работы организации на принципах партнерских взаимоотношений.
Подобная тенденция формируется под воздействием ряда следующих факторов:
- постоянный рост затрат на приобретаемые товарно-материальные ценности;
- увеличение номенклатуры закупаемых товаров, продукции и услуг;
- возрастание доли потенциальных поставщиков на рынке;
- изменение законодательства, регулирующего деятельность предприятий и организаций в сфере закупок для государственных нужд;
- ориентация на установление длительных взаимоотношений с поставщиками на основе доверия и сложившейся репутации.
Любой государственный вуз представляет собой крупную организацию с многоуровневой структурой управления, в которую входят такие подразделения, как факультеты и кафедры, научные лаборатории и исследовательские центры, административные отделы, библиотека, службы информационного обеспечения, общежития, буфеты и столовые, а также отдельные здания и корпусы.
Большое количество видов деятельности, широкий перечень возможных потребностей в товарах, работах и услугах, наличие комплексной инфраструктуры приводит к необходимости применения системного подхода к управлению университетом.
Рязанский государственный радиотехнический университет является федеральным государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования, подведомственным Министерству образования и науки Российской Федерации. Одним из инструментов управления университетом, эффективно функционирующим в вузе с 2005 года, является система менеджмента качества (СМК) на основе требований стандартов ISO 9000.
Система менеджмента качества представляет собой часть общей системы управления организацией на основе взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности и нацелена на осуществление политики и целей организации с помощью планирования, управления, обеспечения и улучшения качества. Ключевым принципом, положенным в основу методологии СМК, является процессный подход.
В чем заключаются преимущества процессного подхода к управлению вузом?
Во-первых, улучшается координация действий структурных подразделений в рамках процесса. Во-вторых, происходит устранение барьеров между подразделениями университета. В-третьих, появляется прозрачность действий по достижению результата. В-четвертых, повышается результативность и эффективность работы вуза. И, наконец, люди начинают активно выявлять возможности для целенаправленного улучшения процессов и чувствуют вовлеченность в работу.
Однако на практике наблюдаются следующие факторы, которые препятствуют эффективному внедрению процессного подхода в вузе:
- недостаточное понимание процессного подхода как идеологии со стороны руководства всех уровней;
- желание преподавателей сотрудников работать «по старинке»;
- «бумажное» внедрение процессного подхода;
- недостаточная квалификация исполнителей на местах, что приводит к дополнительным ошибкам и задержкам в реализации процесса при переходе от одного этапа к другому;
- неготовность к переменам в структуре управления вузом.
Процесс управления закупками является одним из процессов, охватывающих все сферы деятельности и структурные подразделения университета. В общем виде процесс государственных закупок в вузе можно представить так, как показано на Рисунке 1.
Рис.1. Общий вид процесса государственных закупок в университете
Как видно из рисунка, данный процесс начинается с выявления потребности структурных подразделений и анализа
предложений на
рынке.
Любая
кафедра или
отдел, научная
лаборатория или факультет
имеют собственные пожелания: от мебели и оргтехники до приобретения уникального научного оборудования, оплаты услуг, взносов и т.д. Также необходимо учитывать,
требования законодательства РФ, требования учредителя в лице в Министерства образования и науки Российской Федерации, а также требования внутренних нормативных документов вуза.
Поскольку процесс управления закупок затрагивает все уровни управления вузом (от высшего
руководства до материально ответственно лица структурного подразделения), необходима детальная проработка этапов процесса и установление показателей эффективности,
поиск «узких мест» для дальнейшего улучшения процесса. В этих условиях университет добьется чѐткого взаимодействия всех участников процесса, что приведет к росту удовлетворенности как внешних, так и внутренних заинтересованных сторон.
Рис.2. Алгоритм процесса управления закупками
Общий алгоритм процесс управления закупками представлен на Рисунке 2. На первом этапе происходит формирование заявки на закупку в структурном подразделении вуза. Далее происходит согласование заявки с ректором или с соответствующим проректором по направлению деятельности, после чего финансово- экономическое управление определяет источники финансирования, и заявка утверждается ректором. На следующем этапе осуществляется выбор способа осуществления закупки (конкурс, аукцион, запрос цен, запрос предложений) в соответствии с 44-ФЗ), и начинается работа комиссии по осуществлению закупок. После определения комиссией победителя заключается договор на поставку продукции, выполнение работ или оказание услуг, производится контроль исполнения договора и оплата поставки. Структурное подразделение, которое выступало заявителем на закупку, осуществляет взаимодействие со складом для получения товаров, после чего материально ответственное лицо оформляет отчетные документы для сдачи в бухгалтерию университета.
Таким образом, мы рассмотрели процесс управления государственными закупками вуза в обобщенном виде. Разумеется, для качественной проработки, и внедрения данного процесса в деятельность университета требуется более полная детализация с использованием различных методологий описания процессов. Уровень детализации определяется исходя из потребностей университета, и главной целью в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ ISO 9001:2011 является нахождение процесса в управляемых условиях.
Применение процессного подхода к управлению государственными закупками позволит чётко видеть и отслеживать этапы данного процесса на всех уровнях управлениям вузом, оценивать эффективность реализации процесса на основе ключевых показателей, что приведет к прозрачности и возможности улучшения процесса на основе системного подхода.
