02 апреля 2016г.
Для обеспечения полной, достоверной и своевременной учетной информацией внутренних и внешних пользователей с целью управления финансово–хозяйственной деятельностью организации, проведения внутреннего контроля, внутреннего и внешнего аудита, документальных ревизий, налоговых и иных проверок, необходимо организовать систематизацию и хранение бухгалтерских документов в экономических субъектах.
Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии являются:
1) Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.11.2015 № 357-ФЗ) (далее - Закон № 125-ФЗ);
2) Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 04.11.2014 № 344-ФЗ) (далее - Закон № 402-ФЗ);
3) Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29.07.1983 №105 (далее -Положение № 105);
4) Приказ Минкультуры России о 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень № 558);
5) Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила № 526).
Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч.2, ст.13 Закон № 125-ФЗ) [2].
За организацию архива отвечает руководитель хозяйствующего субъекта. Задачи и функции архива организации – источника комплектования государственного, муниципального архива определяется положением, утверждаемым руководителем организации.
Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел (Правила № 526) [7].
ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) (далее – ГОСТ Р 7.0.8 - 2013) определяет дело как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в обложку». На каждой обложке помещается заголовок – этикетка типа «Бухгалтерская отчетность организации за 2015 год». Электронным делом является электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Систематизированный перечень заголовок дел, создаваемых в организациях, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел [4].
Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатурных дел структурных подразделений. Так как номенклатура дел организации применяется с 1 января каждого календарного года, то номенклатуры дел всех структурных подразделений организации, в том числе и бухгалтерии, должны разрабатываться в 4 квартале предыдущего года.
Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Правила № 526) [7].
Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности определены Перечнем № 558 [6].
Законом № 402 – ФЗ ст.29 указано, что «первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз» [3].
Налоговым кодексом Российской Федерации ст.23 п.1 подп.8 определено, что «налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим кодексом» [1].
ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 определяет понятие формирования дела как группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела [4].
Работой по ведению дел в бухгалтерии занимаются непосредственно ее работники, численность которых зависит от объема учетной работы, квалификации бухгалтерских кадров, уровня автоматизированной обработки учетной информации. Главный бухгалтер осуществляет контроль за своевременностью создания бухгалтерских дел, организацию их хранения и использования.
Положением № 105 определены требования к комплектации, хранению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе информации. Бухгалтерская документация в течение года систематизируется по месяцам в хронологическом порядке. Группировка первичных документов осуществляется применительно к учетному регистру по определенному счету. Так, следует отдельно комплектовать приходные и расходные кассовые ордера; кассовую книгу; выписки банка с расчетных, валютных и специальных счетов в банке с приложением платежных документов; авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающие расходы подотчетных лиц; товарные накладные; акты за выполненные работы и оказанные услуги; счета- фактуры, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур; книгу покупок; книгу продаж и т.д. Каждый обработанный документ подшивается в сою папку в соответствии с номенклатурой дел. В зависимости от объема документов учетные регистры могут комплектоваться отдельно или по счетам бухгалтерского учета [5].
Бухгалтерская отчетность, включающая пояснения к ней и аудиторские заключения формируется в дела по отчетным периодам или по адресатам ее представления.
Учетная политика организации помещается в отдельное дело. К ней прилагаются приказы об утверждении: графика документооборота; форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета; рабочего плана счетов бухгалтерского учета; плана инвентаризации; плана отчетности; план технического оформления учета.
В отдельном деле должна содержаться организационно-распорядительная документация: нормативные правовые документы по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности; положение о бухгалтерии, положение о внутреннем контроле, должностные инструкции, отраслевые инструкции.
Утвержденные документы по планированию бухгалтерской деятельности (программы, планы, графики и т.п.) формируются в дела отдельно от их проектов. Приложения к документам по планированию помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.
Сметы, бюджеты, лимиты, нормы, расчеты-обоснования формируются в отдельные дела, а в том случае если их количество в течение календарного года незначительно – объединяются в одном деле с учетом их функционально - логической взаимосвязи.
Переписка с контрагентами в течение календарного года формируется в отдельные дела.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность [5].
Формирование электронных дел в бухгалтерии вызывает необходимость установления отдельно места для хранения такой информации – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Для обеспечения сохранности учетной информации осуществляется перенос электронных документов на внешние носители (флэш
– карты, оптические диски). Электронные документы следует сохранять вместе с сертификатами ключей проверки электронной подписи, документами подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Оформление дела на бумажном носителе предусматривает:
· подшивку или переплет документов дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа – заверителя дела;
· составление внутренней описи документов дела;
· оформление обложки дела.
При частичном оформлении дела допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись документов дела и лист – заверителя дела.
Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации.
Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшивается на четыре прокола (на три прокола –
для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.
В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела – лист – заверитель дела.
Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переноситься на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации.
Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в двух экземплярах и предоставляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителем структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
Передача электронных документов в архив организации производиться на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно – телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физических обособленных материальных носителях, которые предоставляются в двух идентичных экземплярах. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A (Правила № 526) [7].
Таким образом, соблюдение действующих правил хранения бухгалтерских документов организации позволит предотвратить утрату, порчу, а также несанкционированный доступ к содержащейся в бухгалтерских документах информации.
Список литературы
1. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146 – ФЗ (ред. от 29.12.2015) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi/
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.11.2015 № 357 – ФЗ) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402 – ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 04.11.2014 № 344 – ФЗ) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
4. ГОСТ Р 7.0.8 – 2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
5. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР 29.07.1983 №105 [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
6. Приказ Минкультуры России о 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
7. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: htt//www.consultant.ru/ cons/cgi/online.cgi/
